KSeF – najczęściej zadawane pytania | Część I: Nadawanie uprawnień
Od 1 lipca 2024 roku wejdzie w życie obligatoryjny KSeF. Krajowy System e-Faktur będzie złożonym narzędziem teleinformatycznym służącym do wystawiania i odbierania faktur. Wdrożenie KSeF rodzi wiele praktycznych wyzwań.
Pierwszą i najbardziej palącą kwestią zdaje się być proces nadawania uprawnień do użytkowania Krajowego Systemu e-Faktur i zarządzania nimi w taki sposób, aby nie stanowiło to spowolnienia pracy, a możliwie ją przyspieszyło. Jak zatem nadawać uprawnienia, modyfikować je, wycofywać dla poszczególnych osób? Jak wygląda kwestia uprawnień jednostek posiadających osobowość prawną? Poniżej przedstawiamy najczęściej pojawiające się pytania w tym zakresie.
1. Czy na ZAW-FA można upoważnić inną osobę prawną, nie osobę fizyczną?
Nie. Na formularzu ZAW-FA można nadać uprawnienia jedynie osobom fizycznym.
Podatnik aby korzystać z KSeF, musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.
Co istotne – w przypadku przyznania uprawnień na rzecz biura rachunkowego, automatycznie uprawnienia te będą przekazane na rzecz osób fizycznych uprawnionych w ramach tego biura do wystawiania lub odbierania faktur.
2. Czy w ZAW-FA można wskazać kilka osób?
Nie. Na formularzu ZAW-FA można wskazać tylko pierwszą osobę. Kolejne osoby zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną.
Dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie się do KSeF i już teraz zastanowienie się nad właściwą osobą, której przyznane zostaną najszersze uprawnienia.
3. Czy do dostępu do bazy testowej trzeba składać ZAW-FA?
W środowisku testowym KSeF ustawodawca zaleca, aby nie korzystać z prawdziwych danych, tj. wygenerować fikcyjny numer NIP czy numery PESEL dla pracowników.
W wersji testowej możliwe będzie zastosowanie samodzielnie wygenerowanych podpisów i pieczęci.
W związku z tym, składanie zawiadomienia ZAW-FA naszym zdaniem nie ma uzasadnienia.
4. Jak osoba wskazana w ZAW-FA się zwolni, czy nadane przez nią uprawnienia, tokeny będą aktualne, czy trzeba je na nowo nadawać przez nową osobę?
KSeF nie określa czasu, w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.
Będą zatem obowiązywać mimo zwolnienia osoby wskazanej w ZAW-FA tak długo,
aż nie zostanie złożona aktualizacja uprawnień.
5. Jeżeli będzie pieczęć z NIP to jak będzie wyglądać obsługa KSEF. Czy parę osób może obsługiwać?
Jeżeli podatnik nie jest osobą fizyczną i posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, wówczas korzysta z KSeF na podstawie tzw. uprawnień pierwotnych.
Fizycznie korzystać z KSeF może każda osoba fizyczna dysponująca w danym momencie pieczęcią, natomiast jeżeli chce nadać kolejnym osobom uprawnienia, musi zrobić to w drodze wygenerowania tokena uprawnień.
6. Jak upoważnić biuro rachunkowe, skoro na ZAW-FA można wskazać tylko osoby fizyczne?
Najczęstszą praktyką jest upoważnienie głównego księgowego, który nada uprawnienia danemu podmiotowi zajmującemu się obsługą księgową. Możliwe będzie też przydzielenie takiemu podmiotowi tokena uprawnień.
AUTORZY WPISU
E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038
E: adam.ksiazek@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 78