Premia frekwencyjna – jak i czy na pewno można ją wprowadzić?
Absencje pracowników, zwłaszcza te nieplanowane, prowadzą do dezorganizacji pracy i stanowią problem dla pracodawców. W odpowiedzi na te trudności niektóre firmy decydują się na wprowadzenie w zakładzie pracy premii frekwencyjnej, nazywanej też premią absencyjną lub dodatkiem za obecność w pracy. Czy taka premia jest zgodna z prawem?
Czym jest premia frekwencyjna?
Najogólniej rzecz biorąc, premia frekwencyjna to składnik wynagrodzenia, który przysługuje pracownikowi w przypadku braku lub niewielkiej liczby absencji. Premia ta nie została uregulowana w Kodeksie pracy, dlatego jej szczegółowe warunki zależą od wewnętrznych regulacji obowiązujących u danego pracodawcy.
Jak wprowadzić premię frekwencyjną?
Premię frekwencyjną, tak jak i innego rodzaju premie, najczęściej wprowadza się poprzez zmianę regulaminu wynagradzania lub regulaminu premiowania. Konieczne jest zatem uzgodnienie jego treści ze związkami zawodowymi (o ile działają one u pracodawcy). Co prawda sądy dopuszczają możliwość zmiany zasad wynagradzania na korzyść pracowników pomimo braku zgody związku zawodowego, ale nie jest to optymalne rozwiązanie, zwłaszcza w przypadku kontrowersyjnej niekiedy premii frekwencyjnej.
Warto, aby postanowienia dotyczące premii frekwencyjnej były precyzyjne i poprzedzone odpowiednią analizą. Dzięki temu premia ta w jak największym stopniu osiągnie swój cel, a jednocześnie zminimalizowane zostaną związane z nią ryzyka.
Premia frekwencyjna – ryzyka
Premia frekwencyjna jest na ogół akceptowana przez sądy pracy i PIP. Wiążą się z nią jednak pewne ryzyka, spośród których najważniejsze to:
- naruszenie praw pracowniczych, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu (dyskryminacja) oraz
- przychodzenie przez pracowników do pracy pomimo choroby i zarażanie współpracowników.
Jeżeli chodzi o pierwsze ryzyko, można je ograniczyć poprzez ustanowienie sprawiedliwego i niedyskryminującego katalogu nieobecności, które skutkują redukcją lub pozbawieniem premii. Szczegóły w tym zakresie powinny zależeć od przeprowadzonej analizy, jednak najczęściej urlopy wypoczynkowe, nieobecności spowodowane ćwiczeniami wojskowymi czy urlopy związane z rodzicielstwem nie powinny powodować utraty prawa do takiej premii czy też jej obniżenia. W mojej ocenie bezpieczniejsze w tym kontekście jest wyliczenie absencji skutkujących utratą lub obniżeniem premii (np. nieobecność nieusprawiedliwiona). Nawet jeśli zasady wydają się sprawiedliwe dla wszystkich, warto sprawdzić, czy w praktyce nie skutkują one dyskryminacją pośrednią, tj. czy nie faworyzują one jednej grupy pracowników (np. mężczyzn kosztem kobiet) z powodu rodzaju nieobecności, które częściej dotyczą tej drugiej grupy.
W kontekście drugiego z niebezpieczeństw związanych z premiami frekwencyjnymi, pracodawca ma mniejsze możliwości działania. Jego ograniczenie może jednak nastąpić poprzez uregulowanie premii frekwencyjnej w ten sposób, że początkowe kilka dni absencji chorobowej nie powoduje jej utraty. To powinno skutkować tym, że pracownik w trosce o swoje zdrowie uda się do lekarza i skorzysta ze zwolnienia lekarskiego. Od specyfiki problemu z absencjami w danym zakładzie pracy zależeć jednak będzie, czy takie rozwiązanie jest zgodne z celem wprowadzenia premii.
Premia frekwencyjna a zasiłek chorobowy
Z perspektywy przepisów zasiłkowych, premia frekwencyjna jest zwykłą premią, dlatego powinna być wliczana do podstawy wymiaru zasiłku. To z kolei powoduje, że pomimo jej redukcji w przypadku absencji, w praktyce zostanie ona wypłacona jako część składowa zasiłku (zwykle w wysokości 80%). Skutek ten w pewien sposób jest ograniczany, jeżeli premia redukowana jest nieproporcjonalnie (np. o 50 lub 100% już w przypadku krótkiej, jedno- lub dwudniowej nieobecności).
Niekiedy również zdarza się, że pracodawcy decydują o pozbawieniu premii frekwencyjnej na okres dłuższy niż miesiąc. Rozwiązanie to jednak jest dla pracodawcy ryzykowne, gdyż odbieranie premii frekwencyjnej w miesiącach, które pracownik przepracował w całości, może zostać potraktowane jak stosowanie niedozwolonych kar, co jest naruszeniem przepisów Kodeksu pracy i może być uznane za wykroczenie.
Podsumowanie
Podsumowując, w świetle obecnie obowiązujących przepisów wprowadzenie premii frekwencyjnej jest prawnie dopuszczalne i niekiedy pożądane przez pracodawców. Należy jednak zachować przy tym rozwagę i ostrożność, tak aby nie naruszyć praw, które pracownikom gwarantuje Kodeks pracy.
Jako Andersen, specjalizujemy się w prawie pracy i pomagamy przedsiębiorcom tak w opracowaniu zarysów rozwiązań związanych z premiowaniem i wynagradzaniem pracowników, jak i przygotowywaniu odpowiednich dokumentów i ich praktycznym wprowadzaniem w zakładzie pracy.
AUTOR WPISU
E: pawel.grzembka@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 50