Uregulowanie pracy zdalnej coraz bliżej
Od ponad roku epidemia wpływa na wiele aspektów naszego życia, w tym również na sposób wykonywania pracy, a konkretnie – na rozpowszechnienie się pracy zdalnej. Pomimo początkowych obaw okazało się, że praca z domu sprawdza się w praktyce i przynosi wymierne korzyści pracodawcom i pracownikom. Niestety za nowymi realiami nie podążyły regulacje prawne, które w tym zakresie są bardzo lakoniczne.
Ustawodawca podjął jednak prace legislacyjne, których efektem ma być kompleksowe uregulowanie tzw. home office, nie tylko na czas epidemii, ale również po jej ustaniu. W ubiegłym tygodniu na stronach rządowych opublikowano główne założenia, które mają wpływać na treść nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej.
Home office czy telepraca?
Po pierwsze, nowe przepisy o pracy zdalnej mają zastąpić regulacje dotyczące telepracy, które w zamierzeniu zostaną całkowicie uchylone. Wydaje się to dobrym pomysłem z uwagi na fakt, że telepraca była formą mało elastyczną, a przez to rzadko wykorzystywaną w praktyce. Wdrożenie telepracy wiązało się z trudnościami – niezbędne było nie tylko zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi, ale również dostarczenie sprzętu pracownikowi i ubezpieczenie go oraz pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Strony mogły co prawda umówić się, że pracownik będzie pracował na swoim własnym sprzęcie, ale wówczas przepisy obligowały pracodawcę do wypłaty ekwiwalentu z tego tytułu. Poza tym, w przepisach o telepracy wyraźnie wskazano, że musi ona mieć charakter regularny. Pracodawcy, którzy zamierzali umożliwić pracownikom okazjonalne wykonywanie pracy z domu, korzystali zatem z innej instytucji, czyli właśnie tzw. home office, która jednak nie była prawnie uregulowana (pomimo że jej stosowanie było powszechnie uznawane za dopuszczalne).
1, 3 czy 5 dni w biurze?
W kontrze do starych rozwiązań obecnie planuje się, by strony mogły swobodnie ustalić, czy wykonywanie pracy zdalnej będzie miało charakter permanentny czy hybrydowy tj. częściowo pracy zdalnej, a częściowo „standardowej”. Jeżeli zatem pracownik będzie świadczył pracę poza zakładem sporadycznie np. tylko 1 lub 2 dni w tygodniu, to nie będzie trzeba zastanawiać się, czy to już jest home office (i jakie zasady stosować), będą bowiem obowiązywały odpowiednie przepisy.
Pracować zdalnie czyli skąd?
Strony mają również uzyskać znaczną swobodę jeżeli chodzi o miejsce, z którego praca zdalna będzie świadczona (nie będzie to wyłącznie mieszkanie pracownika). Tu oczywiście należy mieć na uwadze kwestie takie jak bezpieczeństwo danych pracodawcy, obecność osób trzecich, a w konsekwencji możliwość zachowania tajemnicy zawodowej, czy wreszcie zasady bhp. Trudno wyobrazić sobie, aby pracownik mógł stale pracować np. z restauracji, w której mogą mu zaglądać „przez ramię” inne osoby, a i kwestie ergonomii pracy mogą pozostawiać wiele do życzenia. Jeżeli jednak pracownik zechce świadczyć pracę z własnego mieszkania, hotelu czy domku letniskowego, to będzie to możliwe, o ile pracodawca dopuści taką opcję. Należy założyć, że pracodawcy będą szczegółowo określali warunki (także lokalowe) wykonywania pracy z domu, co jest też zgodne z obecnie już obowiązującą regulacją tzw. ustawy COVID-19, która dopuszcza pracę zdalną, „jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy”.
Inne ułatwienia
Pracownikom ma także zostać umożliwione przekazywanie wszelkich pisemnych wniosków do pracodawcy w postaci elektronicznej. Oczywiście i to zamierzenie należy pochwalić, choć prawdę mówiąc takie ułatwienie powinno być już dawno przewidziane dla wszystkich pracowników.
Zakłada się przy tym, że praca zdalna będzie mogła być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia (z inicjatywy pracodawcy albo pracownika). W wyjątkowych sytuacjach, pracodawca ma z kolei uzyskać prawo do jednostronnego skierowania pracownika do pracy zdalnej (np. w przypadku kolejnej fali epidemii).
A jeśli pracownik chce wrócić do biura?
Co ciekawe, planuje się wprowadzenie „wentyla bezpieczeństwa” na wypadek, gdyby praca zdalna nie sprawdziła się w danym przypadku, poprzez możliwość wiążącego wycofania się z tego trybu pracy zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika. Wstępnie planuje się dać obu stronom 3 miesiące na decyzję w tym zakresie. W praktyce i pracodawca i pracownik mogą chcieć zmienić tryb pracy na pracę stacjonarną – racjonalne wydaje się w takiej sytuacji zawarcie odpowiedniego porozumienia, w którym strony określiłyby datę powrotu pracownika do biura. Pracodawca powinien mieć bowiem czas na zapewnienie pracownikowi miejsca w zakładzie pracy, a pracownik na ponowne zaplanowanie dojazdów do pracy i przeorganizowanie codziennego życia. Byłaby to zatem regulacja przydatna, natomiast na pełną jej ocenę należy poczekać do czasu, kiedy poznamy konkretne brzmienie przepisów.
Konsultacje ze związkami
Praktycznie pewne jest, że szczegółowe zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie określał we współpracy z zakładowymi organizacjami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. W przypadku związków zawodowych wymagana ma być ich wyraźna zgoda, natomiast w przypadku przedstawicielstwa można spodziewać się obowiązku przeprowadzenia niewiążących konsultacji. Ta okoliczność może utrudnić wprowadzanie pracy zdalnej w szczególności w dużych i mocno uzwiązkowionych przedsiębiorstwach (tak było np. w przypadku wspomnianej telepracy). Z drugiej jednak strony, zaakceptowanie określonych rozwiązań przez reprezentację pracowników będzie dodatkowo zabezpieczało pracodawcę przed krytyką pracowników bądź organów kontroli np. Państwowej Inspekcji Pracy.
Czy wiadomo co ze zwrotem kosztów?
W założeniach nie przybliżono natomiast trzech zagadnień, które bardzo interesują pracodawców tj. zasad bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej, kontroli pracownika w miejscu wykonywania takiej pracy oraz obowiązków pracodawcy wobec pracownika, m.in. dostarczenia materiałów i narzędzi oraz pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną. Na te informacje musimy zatem jeszcze poczekać, choć wydaje się, że wysuwany początkowo pomysł ryczałtowej kwoty wypłacanej comiesięcznie przez pracodawcę na pokrycie kosztów pracy zdalnej (trochę na kształt wspomnianych wyżej zasad obowiązujących przy telepracy) nie będzie już dalej rozważany.
Przewiduje się, że strony będą miały możliwość zawarcia porozumienia w zakresie wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi i materiałów w pracy zdalnej. Gdyby faktycznie tak się stało, umożliwi to wyeliminowanie wielu problemów praktycznych. Najczęściej pracownicy będą bowiem informowani przez pracodawcę o zasadach pracy zdalnej (w tym o możliwości korzystania z własnych narzędzi i materiałów odpłatnie lub nie) i jeżeli się z nimi nie zgodzą, to po prostu nie będą oni wykonywali pracy w tym trybie.
Co dalej, pracodawco?
Z oficjalnych informacji wynika, że do końca września powinniśmy poznać finalny projekt ustawy, który zostanie skierowany do Sejmu. Wówczas możliwe będzie wyciągnięcie dalszych wniosków. Obecnie pozostaje natomiast mieć nadzieję, że długi czas przygotowania nowych przepisów przez rząd spowoduje, że będą one przemyślane i dobrze skonstruowane.
AUTORZY WPISU
E: magdalena.patryas@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 84
M: +48 502 392 419
E: maciej.pietrzycki@pl.Andersen.com
T: +48 509 995 269