Newsletter

Wdrożenie KSeF – Bezpieczeństwo bez chaosu: rozwiązania, które można wdrożyć od razu

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zostanie wdrożony już od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Oznacza to, że zostały już ostatnie tygodnie, aby bezpiecznie przygotować procesy, systemy oraz osoby odpowiedzialne za fakturowanie i obieg dokumentów. W praktyce warto potraktować przygotowania nie tylko jako „uruchomienie narzędzia”, ale jako zmianę w sposobie wystawiania, odbierania i obsługi faktur w organizacji.

Poniżej wskazujemy kluczowe obszary, które – z doświadczenia – mogą wymagać weryfikacji.

Dostęp do KSeF i uprawnienia

Prosimy upewnić się, że w organizacji:

• wskazano osoby, które będą zarządzać dostępami do KSeF (administrator/administratorzy),
• nadano właściwe uprawnienia osobom wystawiającym faktury oraz osobom odpowiedzialnym za odbiór faktur zakupowych,
• uregulowano kwestie dostępu dla biura rachunkowego / podmiotów zewnętrznych (jeżeli dotyczy).

System księgowy / ERP oraz integracja

Warto potwierdzić z dostawcą oprogramowania, że:

• system obsługuje faktury ustrukturyzowane w wymaganej strukturze,
• możliwa jest wysyłka faktur do KSeF oraz pobieranie faktur zakupowych,
• przewidziano obsługę korekt, duplikatów, załączników (jeżeli dotyczy) oraz komunikatów zwrotnych,
• przygotowano środowisko testowe i wykonano testy „end-to-end” (wystawienie → wysyłka → odbiór → księgowanie).

Tryb awaryjny (tzw. offline) i ciągłość działania

Należy przewidzieć postępowanie na wypadek problemów technicznych (po stronie firmy lub dostępności systemu), w tym:

• kto podejmuje decyzję o uruchomieniu trybu awaryjnego,
• jak zapewnić późniejsze przekazanie dokumentów do KSeF,
• jak informować kontrahentów o przyjętym sposobie działania.

Proces zarządzania uprawnieniami w KSeF

Aby ograniczyć ryzyka operacyjne i bezpieczeństwa, rekomendujemy wdrożyć prostą, ale konsekwentną procedurę zarządzania uprawnieniami, obejmującą:

• model ról i zakresy odpowiedzialności (np. wystawianie, odbiór, akceptacja, administracja, dostęp techniczny),
• zasadę minimalnych uprawnień – każda osoba ma dostęp tylko do tego, co jest niezbędne,
• reguły nadawania, zmiany i odbierania uprawnień (onboarding/offboarding, zmiana stanowiska, zastępstwa),
• okresowy przegląd uprawnień (np. raz w miesiącu/kwartał), z udokumentowaniem decyzji,
• procedurę dla dostępu awaryjnego (kto uruchamia, na jak długo, jak jest rejestrowany),
• zasady korzystania z dostępów przez podmioty zewnętrzne (biuro rachunkowe, spółki z grupy) oraz sposób dokumentowania ich umocowania.

Załączniki do faktur i szczególne przypadki

W KSeF zasadą jest przekazywanie danych ustrukturyzowanych. Nie można traktować KSeF jak „skrzynki” do przesyłania dowolnych plików (np. PDF specyfikacji, protokołów, zestawień) – poza rozwiązaniami, które są przewidziane w samej strukturze/obsłudze systemu.

Jeżeli w Państwa obrocie załączniki i dokumenty towarzyszące są standardem (np. szczegółowe specyfikacje, harmonogramy, zestawienia), warto już teraz ustalić i uzgodnić z kontrahentami:

• jakim kanałem będą przekazywane (np. platforma B2B, e-mail, repozytorium, EDI),
• w jakim momencie (przed/po wystawieniu faktury) i kto odpowiada za ich dostarczenie,
• jak zapewnić spójność identyfikacji (np. numer zamówienia, numer dokumentu, identyfikator transakcji).

Wizualizacja faktur i kody QR – czy są Państwo gotowi?

W praktyce wiele firm nadal będzie przekazywać kontrahentom „czytelny” obraz faktury (np. PDF albo wydruk) jako element komunikacji handlowej. W takim przypadku należy przygotować się na

• generowanie wizualizacji zgodnej merytorycznie z danymi z KSeF (bez ryzyka rozbieżności),
• umieszczanie na wizualizacji kodów weryfikujących (QR), jeśli faktura jest udostępniana poza KSeF,
• aktualizację szablonów, stopek, workflow wysyłkowych oraz instrukcji dla działów sprzedaży/obsługi klienta.

Wsparcie

Służymy Państwu wsparciem w bezpiecznym przygotowaniu do KSeF – zarówno organizacyjnie, procesowo, jak i od strony praktycznych ryzyk operacyjnych. Jeżeli chcą Państwo przejść przez przygotowania w uporządkowany sposób (mapowanie schemy, checklista, procedury, uprawnienia, komunikacja z kontrahentami), zachęcamy do kontaktu – chętnie zaproponujemy optymalny zakres działań dla Państwa organizacji.

Z wyrazami szacunku,

KONTAKT

Elżbieta Lis Partner, Katowice

E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038

Aleksandra Kalinowska Partner, Warszawa

E: aleksandra.kalinowska@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 70
M: +48 724 440 693

Adam Książek Manager, Katowice

E: adam.ksiazek@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 78

Tomasz Dereszewski Senior Manager, Warszawa

E: tomasz.dereszewski@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 88

Karol Sitek Senior Manager, Warszawa

E: karol.sitek@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 88