Objaśnienia MF w sprawie formy i sposobów przekazywania PIT-11 – najważniejsze informacje
Mimo, że do realizacji obowiązku przygotowywania i przekazywania PIT-11 pozostało jeszcze dużo czasu, 27 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów wydało objaśnienia podatkowe dotyczące form i sposobów przekazywania PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia – dalej: „Objaśnienia”. Wydane Objaśnienia wskazują w jakiej formie należy doręczać PIT-11 oraz potwierdzają brak obowiązku wysyłania informacji PIT-11 listem poleconym w przypadku braku odbioru osobistego.
Przyczyna wydania Objaśnień i czego one dotyczą
Formularz PIT-11 o nazwie „Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy” jest sporządzany przez:
- płatników – na podstawie art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42e ust. 6 ustawy o PIT,
- inne podmioty – na podstawie art. 42a ust. 1 ustawy o PIT.
Jak wynika z opublikowanego dokumentu, przyczyną wydania Objaśnień było występowanie rozbieżności i wątpliwości podmiotów zobowiązanych do sporządzenia imiennej informacji PIT-11, zarówno co do formy, jak i sposobu jej przekazywania. MF podkreśliło, że istnienie takich wątpliwości może prowadzić do trudności organizacyjnych i finansowych po stronie płatników i innych podmiotów zobowiązanych do sporządzenia imiennej informacji PIT-11.
Szczególnie zwrócono uwagę na pojawiający się w praktyce pogląd, że w przypadku braku osobistego odbioru PIT-11 przez pracownika, dokument ten musi zostać wysłany listem poleconym. Zwrócono uwagę, że obowiązek ten generuje dodatkowe koszty i zwiększa obciążenia administracyjne.
Wątpliwości te zostały zgłoszone również w ramach prac zespołu deregulacyjnego „SprawdzaMY – Inicjatywa Przedsiębiorcy dla Polski”, co dodatkowo uzasadniło potrzebę wydania oficjalnych wyjaśnień.
Forma i sposób przekazania informacji PIT-11 dla urzędów skarbowych – wyłącznie elektronicznie
Jak wynika z obowiązujących przepisów, informacja PIT-11 musi być przekazana do urzędu skarbowego wyłącznie drogą elektroniczną – poprzez e-Urząd Skarbowy lub albo za pomocą oprogramowania interfejsowego (w tym również usługi Web Service Uniwersalnej Bramki Dokumentów dedykowanej dla wysyłki masowych dokumentów elektronicznych PIT-11) udostępnionego w BIP MF (serwis podatki.gov.pl). Informacja musi być przekazana najpóźniej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.
MF podkreśla, że elektroniczna forma przekazywania formularza PIT-11 urzędom skarbowym jest niezbędna dla realizacji usługi „Twój e–PIT” i przygotowania przez KAS rocznych zeznań podatkowych, które są udostępniane podatnikom do 15 lutego roku następującego po roku podatkowym.
Forma i sposób przekazania informacji PIT-11 dla urzędów skarbowych podatnikom – kluczowe właściwe udokumentowanie
MF podkreśla w Objaśnieniach, że ustawa o PIT nie zawiera regulacji dotyczącej formy i sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom i innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania podatnikom.
W związku z powyższym, PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego podatnika, czy innego podmiotu sporządzającego ten formularz. Jak wynika z Objaśnień, może to nastąpić np.:
- przez internetowy system kadrowo-płacowy (np. portal pracowniczy),
- na adres poczty elektronicznej (np. służbowy e-mail lub inny e-mail wskazany przez podatnika),
- listem za pośrednictwem poczty,
- osobiście, np. przez odbiór formularza w siedzibie firmy.
Kluczowe jest udokumentowanie, że podmiot zobowiązany do sporządzenia i przekazania formularza wywiązał się z tego obowiązku w wymaganym terminie, niezależnie od wybranej formy.
Dla płatników wydane Objaśnienia mogą okazać się kluczowe w przypadku konieczności przekazania PIT-11 podatnikowi, który np. zakończył stosunek zatrudnienia w trakcie roku podatkowego i nie ma dostępu do systemów kadrowo-płacowych płatnika lub służbowego maila. W takich sytuacjach przyjmuje się właśnie, że PIT-11 należy wysłać listem poleconym. Wydane Objaśnienia pozwolą natomiast na przesłanie PIT-11 w innej formie, np. na adres mailowy podany przez podatnika w trakcie procesu kończenia współpracy (pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania takiego przekazania, np. poprzez zażądanie i otrzymanie potwierdzenia odczytu).
Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub wątpliwości w tym zakresie, zapraszamy do kontaktu.
KONTAKT
E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038
E: magdalena.keska-nowicka@pl.Andersen.com
T: +48 570 287 267
