Obowiązkowe e-Doręczenia od 2025 r. – kluczowe terminy i zasady wdrożenia
Już od 1 stycznia 2025 r. większość organów administracji publicznej powinna wdrożyć rozwiązania techniczne niezbędne do doręczania i odbierania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. e-Doręczeń). Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek ten obejmie kolejne podmioty, w tym część przedsiębiorców (szczegóły poniżej).
System e-Doręczeń
e-Doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Co do zasady, korespondencja za pośrednictwem e-Doręczeń będzie bezpłatna, o ile uczestniczy w niej podmiot publiczny.
Przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej jako: „CEIDG”) oraz do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej jako: „KRS”) będą mogli także korespondować za pomocą tego systemu zarówno między sobą, jak i z osobami fizycznymi, które dobrowolnie korzystają z adresu do e-Doręczeń. W tym przypadku pojawi się jednak element odpłatności za przekaz korespondencji.
Obowiązki i harmonogram wdrożenia
Od 1 stycznia 2025 r. skrzynki do e-Doręczeń powinny posiadać:
- organy administracji publicznej (rządowej i samorządowej), z niewielkimi wyjątkami, jak m.in. sądy i prokuratury, których ten obowiązek obejmie dopiero w 2029 r. oraz
- przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (m.in. radcowie prawni, adwokaci, doradcy podatkowi, notariusze).
Należy przy tym wskazać, że do 31 grudnia 2025 r. obowiązuje okres przejściowy, w którym podmioty publiczne mogą odstąpić od stosowania e-Doręczeń i doręczać korespondencję w inny sposób (np. przez ePUAP, w papierze).
W przypadku podmiotów zarejestrowanych w rejestrze przedsiębiorców w KRS albo CEIDG termin na założenie skrzynki do e-Doręczeń jest zależny od daty rejestracji lub wprowadzenia w rejestrze, tj.:
- od 1 stycznia 2025 r. skrzynkę do e-Doręczeń powinny posiadać podmioty rejestrujące się w KRS od tego dnia (adres do doręczeń będzie obowiązkowy z chwilą rejestracji) oraz osoby składające wniosek o wpis do CEIDG,
- od 1 kwietnia 2025 r. skrzynkę do e-Doręczeń powinny posiadać podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (głównie przedsiębiorcy),
- od 1 października 2026 r. skrzynkę do e-Doręczeń powinny posiadać osoby zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r., z zastrzeżeniem, że jeśli będą dokonywały zmian we wpisie do CEIDG po 30 czerwca 2025 r., obowiązek powstanie wcześniej, tj. od 1 lipca 2025 r.
Do tego czasu należy założyć i aktywować skrzynkę do e-Doręczeń. Z założeniem i aktywacją skrzynki wiąże się także konieczność określenia kręgu osób mających dostęp do skrzynki i przypisanie im odpowiednich ról i funkcji (np. administrator, uprawniony, obserwator), aby zapewnić odpowiednie zarządzanie skrzynką i spływającą za jej pośrednictwem korespondencją.
Niezależnie od powyższych terminów, przedsiębiorcy już teraz mogą założyć i korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń.
Uzyskanie adresu do e-Doręczeń
W celu uzyskania adresu do e-Doręczeń oraz dedykowanej skrzynki na platformie e-Doręczeń, konieczne jest złożenie elektronicznego wniosku oraz uzyskanie wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). W przypadku jednostek organizacyjnych, jak np. spółki, wniosek o utworzenie adresu powinny złożyć osoby uprawnione do reprezentacji (zarząd, pełnomocnik). W praktyce, od złożenia wniosku do aktywacji skrzynki zazwyczaj upływa kilka dni. Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez odpowiednie strony i aplikacje temu dedykowane a także przez mObywatel i Konto Przedsiębiorcy.
Brak aktywnej usługi w przewidzianym terminie
Obecnie przepisy ustawy nie przewidują sankcji za brak odpowiedniego dostosowania się do nowych przepisów. Dodatkowo ustawa przewiduje także model doręczeń przy pomocy publicznej usługi hybrydowej (PUH), polegającej na sporządzeniu i przesłaniu dokumentu w formie elektronicznej do Poczty Polskiej, która następnie wydrukuje i doręczy go adresatowi w formie papierowej. Nie ma jednak obecnie pewności jak te systemy będą funkcjonowały w praktyce.
Jak możemy pomóc?
Jako kancelaria Andersen w Polsce możemy wesprzeć Państwa w następującym zakresie:
- pomóc w ustaleniu, od kiedy powstanie obowiązek posiadania przez Państwa skrzynki do e-Doręczeń,
- pomóc w założeniu, aktywacji oraz określeniu zasad dostępu i obsługi skrzynki do e-Doręczeń w Państwa organizacji,
- odpowiedzieć na Państwa pytania i wątpliwości dotyczące e-Doręczeń.
KONTAKT
E: katarzyna.chrapowicka@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 88
E: natalia.wojtkowska@pl.andersen.com
T: +48 22 690 08 88