Newsletter

Uregulowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy coraz bliżej

Właśnie zakończyły się prace Parlamentu nad ustawą, która wprowadza do Kodeksu pracy przepisy o pracy zdalnej[1]. Już niedługo zastąpią one dotychczasowe przepisy o pracy zdalnej zawarte w tzw. ustawie covidowej oraz kodeksowe przepisy dotyczące telepracy. 

Poniżej przedstawiamy głównej założenia nowych przepisów.

Rodzaje pracy zdalnej

Kodeksu pracy ureguluje trzy rodzaje pracy zdalnej:

• stałą pracę zdalną, która wykonywana będzie na podstawie porozumienia (umowy) pracodawcy z pracownikiem. Strony mogą ustalić, że praca będzie wykonywana zdalnie w całości lub częściowo (hybrydowo), czyli np. tylko przez 2 dni w tygodniu. Takie porozumienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę (np. w umowie o pracę) lub w trakcie zatrudnienia. Jeżeli przejście na pracę zdalną nastąpi w trakcie zatrudnienia, zarówno pracodawca, jak i pracownik będą mogli zrezygnować z takiej formy świadczenia pracy, poprzez złożenie drugiej stronie wiążącego wniosku o powrót do pracy stacjonarnej.
• pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy, co będzie jednak dopuszczalne tylko wyjątkowo: w stanie nadzwyczajnym /epidemii/ zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu albo gdy pracodawca z powodu działania siły wyższej (okoliczności od niego niezależnych) czasowo nie będzie mógł zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu. Pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy w formie zdalnej, tylko jeżeli pracownik złoży wcześniej oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
• okazjonalną pracę zdalną – pracownik wykonujący pracę stacjonarnie będzie mógł zawnioskować o sporadyczne wykonywanie pracy zdalnej, w sumie nie więcej niż przez 24 dni w roku kalendarzowym.

Określenie zakładowych zasad wykonywania pracy zdalnej

Każdy pracodawca, który będzie chciał umożliwić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej powinien określić obowiązujące u niego zasady wykonywania pracy w formie zdalnej. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, zasady te należy określić w porozumieniu z zakładową organizacją związkową zakładowymi organizacjami związkowymi.

Jeżeli pracodawca nie dojdzie do porozumienia z zakładową organizacją związkową, albo gdy u pracodawcy takie organizacje nie działają, zasady pracy zdalnej powinny zostać określone w regulaminie pracy zdalnej wydanym przez pracodawcę. Przed wydaniem regulaminu, pracodawca będzie miał obowiązek przeprowadzić konsultacje z pracownikami.

Jednak nawet w sytuacji, gdy nie dojdzie do przyjęcia porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej, praca zdalna będzie dopuszczalna. Wówczas jednak zasady pracy zdalnej powinny zostać określone w poleceniu pracy zdalne wydanym przez pracodawcę lub porozumieniu zawieranym z pracownikiem.

Porozumienie lub regulamin pracy zdalnej powinny zostać dostosowane do specyfiki działalności pracodawcy i charakteru wykonywanej przez pracowników pracy. Pracodawca powinien określić m.in.:

• grupy pracowników, którzy pracownicy będą mogli wykonywać pracę zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną, ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie do pracy własnego sprzętu pracownika lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku
• pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Dla kogo praca zdalna

W założeniu, praca zdalna może stanowić formę uelastyczniania wykonywania pracy i sprzyjać łączeniu przez pracownika ról w życiu zawodowym i prywatnym. Dlatego też, Ustawa przewiduje, że pracodawca będzie musiał zgodzić się na wykonywanie pracy zdalnie, jeżeli wniosek o taką formę pracy złoży:

1. pracownik będący rodzicem dziecka m.in. legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
2. pracownica w ciąży,
3. pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia,
4. pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Oczywiste jest jednak, że pewne grupy pracowników, ze względu na charakter wykonywanej pracy lub jej organizację, nie mogą świadczyć jej z innego miejsca niż zakład pracy. Pracodawca będzie mógł zatem z takich przyczyn odmówić uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, nawet gdy taki wniosek pracownik należący do jednej z powyższych grup. Pracodawca będzie wtedy zobowiązany poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w terminie 7 dni roboczych od dnia jego złożenia przez pracownika.

W stosunku do pozostałych grup pracowników, pracodawca przygotowując się na wdrożenie pracy zdalnej w zakładzie pracy, powinien dokonać oceny, które stanowiska pracy pozwalają na pracę zdalną (np. administracyjne), a które nie  (np. produkcyjne) i jednoznaczne określić je w regulacji zakładowej.

Koszty pracy zdalnej

Pracodawca będzie musiał zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a także instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokryć niezbędne koszty z tym związane. Co ważne, pracodawca zobowiązany będzie także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz ewentualnie inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, a określone w regulaminie, porozumieniu lub poleceniu pracy zdalnej.

W razie wykorzystywania przez pracownika do pracy jego własnych narzędzi, konieczne będzie wypłacanie mu przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego.

Obowiązki zwrotu kosztów pracy zdalnej oraz wypłaty ekwiwalentu będzie można zastąpić wypłatą ryczałtu w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku  z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu pracownika (zwolnienie z opodatkowania PIT).

Ochrona danych, ocena ryzyka zawodowego i zakaz dyskryminacji

Ustawa nakłada także na pracodawcę umożliwiającego pracę zdalną obowiązek wdrożenia procedur ochrony danych osobowych oraz jeśli będzie to potrzebne, przeprowadzania szkolenia w tym zakresie.

Wdrażanie pracy zdalnej przez pracodawcę powinno wiązać się ze sporządzenie nowych ocen ryzyka zawodowego dla osób, które będą wykonywać pracę zdalną. Taka ocena powinna uwzględniać w szczególności wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne pracy zdalnej. Pewnym ułatwieniem dla pracodawców będzie możliwość sporządzenia uniwersalnych ocen ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Pracodawcy powinni zwrócić także uwagę na obowiązek równego traktowania wszystkich pracowników, bez względu na to czy będą wykonywać pracę zdalną, hybrydową czy stacjonarną. Należy pamiętać, że pracownicy zdalni powinni mieć zapewniony dostęp do zakładu pracy i możliwość korzystania ze znajdujących się w nim pomieszczeń, urządzeń itp. oraz działalności socjalnej pracodawcy (w tym benefitów).

Okazjonalna praca zdalna

Szczególną formą pracy zdalnej będzie okazjonalna praca zdalna. Jej wykonywanie będzie mogło mieć miejsce na wniosek pracownika, zaakceptowany przez Pracodawcę. Ustawa wprowadzi limit roczny wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej –24 dni w roku kalendarzowym. W założeniu okazjonalna praca zdalna będzie odbywać się z inicjatywy pracownika, pracodawca zostanie więc zwolniony z niektórych wyżej opisanych obowiązków (m.in. brak będzie obowiązku zawierania porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej, a także zwrotu pracownikowi kosztów wykonywania pracy zdalnej).

Aktualnie ustawa oczekuje na podpis Prezydenta. Przepisy regulujące nowe zasady pracy zdalnej wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. Poinformujemy Państwa o konkretnej dacie wejścia w życie nowych przepisów Kodeksu pracy o pracy zdalnej, jak tylko będzie ona znana.

[1] Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: Ustawa)

KONTAKT

Magdalena Patryas Partner, Katowice

E: magdalena.patryas@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 84
M: +48 502 392 419

Piotr Krupa Partner, Katowice

E: piotr.krupa@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 52
M: +48 502 109 333

Katarzyna Komulainen Partner, Warszawa

E: katarzyna.komulainen@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 77
M: +48 606 760 836

Maciej Pietrzycki Manager | Radca Prawny, Katowice

E: maciej.pietrzycki@pl.Andersen.com
T: +48 509 995 269