Dokumentacja cen transferowych – jak nie dać się zaskoczyć problemom i ustrzec się błędów?
Choć wyjątkowo w tym roku wydłużony, termin na sporządzenie dokumentacji cen transferowych zbliża się nieubłaganie. Do 31 grudnia 2020 r. podatnicy muszą oświadczyć nie tylko o tym, że sporządzili lokalną dokumentację cen transferowych dla transakcji objętych takim obowiązkiem, lecz również – a to nowość – że ceny ustalone w dokumentowanych transakcjach mają charakter rynkowy.
To ostatni dzwonek, aby zabrać się za przygotowywanie dokumentacji cen transferowych za 2019 r. Nie jest to bowiem prosta i szybka sprawa – zwłaszcza, jeśli dokumentacja ma nie tylko spełniać wymogi formalne, lecz również w sposób przekonywujący uzasadniać rynkowy charakter objętych nią transakcji.
Z jakimi problemami praktycznymi najczęściej mierzą się podatnicy, przygotowując dokumentację cen transferowych? Jakie są główne błędy popełniane przy jej tworzeniu? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć Państwu w naszym wpisie.
GROMADZENIE INFORMACJI – TO JUŻ POŁOWA SUKCESU
Gromadzenie i pozyskiwanie danych niezbędnych do sporządzenia rzetelnej dokumentacji TP to czasochłonny i żmudny proces.
Po pierwsze: musimy wiedzieć, jakie informacje są kluczowe nie tylko z punktu widzenia wymogów formalnych przewidzianych Rozporządzeniem w sprawie dokumentacji cen transferowych, lecz również dla celów uzasadnienia rynkowości zawieranych przez nas transakcji.
Po drugie: nawet, gdy taką listę informacji już mamy, ich uzyskanie zwykle nie jest łatwym zadaniem. Przekonują się o tym zwłaszcza podatnicy, którzy większość informacji muszą pozyskać z zagranicznej centrali (często dotyczy to chociażby szczegółowych kalkulacji kosztów usług zarządczych). Dodatkowo, często zdarza się, że w momencie przygotowywania dokumentacji w spółce nie pracują już osoby, które brały udział w ustalaniu warunków danej transakcji (dokumentację sporządza się zwykle ex post).
ZAKUP USŁUG NIEMATERIALNYCH – ZAWSZE POD CZUJNYM OKIEM FISKUSA
Polskie organy podatkowe w sposób szczególny wyczulone są na punkcie kosztów usług niematerialnych (czego wyrazem jest chociażby szereg ograniczeń wprowadzonych art. 15e Ustawy o CIT). Kontrolujący chcieliby widzieć „namacalne” efekty nabycia takich usług – jeśli nie będzie to możliwe, mogą uznać, że transakcja nie spełnia tzw. „testu korzyści” i nie dochodzi w jej ramach do nabycia uzasadnionych usług wewnątrzgrupowych. Podatnicy często wpadają w niemałą konsternację – niektóre usługi, mimo, że obiektywnie przydatne, nie pozostawiają fizycznego śladu w postaci raportów, produktów, relacji ze zorganizowanych wydarzeń. Trzeba się wówczas nieźle postarać, aby wyjść z kontroli obronną ręką.
Świadczenie usług niematerialnych rozliczane jest zwykle w formule „koszt plus narzut”. Pozornie, uzasadnienie rynkowego charakteru takiej transakcji jest relatywnie proste – wystarczy sporządzić analizę porównawczą, która uzasadni, że wyrażona procentowo wysokość narzutu na koszty mieści się w przedziale rynkowym.
Dlaczego tylko pozornie? Gdy spojrzymy na wartość transakcji pod kątem rzeczywistych kwot, wartość narzutu to często od 5% do 10% wartości całej transakcji. Pozostałe 90-95% stanowią zatem koszty, które również powinny być uzasadnione – zarówno jeśli chodzi o zasadność zaliczenia poszczególnych pozycji do bazy kosztowej, jak i racjonalność poniesienia poszczególnych rodzajów kosztów w określonej kwocie. Dodatkowo, podmiot nabywający usługi powinien wykazać, że jest w stanie sprawować funkcjonalną kontrolę nad ryzykiem związanym z błędnym rozliczeniem wynagrodzenia (np. zaliczeniem do bazy kosztowej pozycji, które nie powinny się w niej znaleźć). Ten aspekt uzasadnienia rynkowości transakcji jest często przez podatników pomijany, tymczasem potrafi przysporzyć wielu problemów praktycznych – np. w zakresie uzyskania od podmiotów powiązanych szczegółowych danych dotyczących bazy kosztowej.
TRANSAKCJE NIEODPŁATNE – ONE RÓWNIEŻ PODLEGAJĄ REGULACJOM TP
Nieodpłatne świadczenia w pierwszej kolejności kojarzone są z koniecznością zapłaty podatku przez podmiot, który takowe świadczenie otrzymał. Tymczasem, za sprawą regulacji TP, mogą być one problematyczne również dla podmiotu, który takiego świadczenia udzielił.
Transakcje nieodpłatne często „umykają” podatnikom i nie są rozpatrywane w kontekście obowiązków z zakresu cen transferowych. Dzieje się ta dlatego, że zestawienia transakcji na potrzeby ustalenia obowiązków dokumentacyjnych zwykle tworzone są na podstawie zapisów na kontach księgowych, obrazujących uzyskane przychody i poniesione koszty.
Tymczasem, z brzmienia przepisów o cenach transferowych wcale nie wynika, aby warunkiem powstania obowiązku dokumentacyjnego dla transakcji była jej odpłatność. Zgodnie bowiem z definicją ustawową, „transakcja kontrolowana” to identyfikowane na podstawie rzeczywistych zachowań stron działania o charakterze gospodarczym, których warunki zostały ustalone lub narzucone w wyniku powiązań.
W tym momencie może pojawić się pytanie praktyczne – jak ustalić wartość transakcji nieodpłatnej dla potrzeb przyrównania jej do progów dokumentacyjnych? W przypadku transakcji finansowych, sprawa jest prosta – ustawa jednoznacznie reguluje, że należy wówczas oceniać wartość kapitału (pożyczki), wartość nominalną (obligacje) lub sumę gwarancyjną (gwarancja lub poręczenie), które ustala się na podstawie umów lub innych dokumentów. Co natomiast w przypadku transakcji towarowych lub usługowych, których wartość zwykle ustalana jest w oparciu o kwoty otrzymanych lub wystawionych faktur? W przypadku, gdy faktury nie są wystawiane, ustawa każe określać wartość transakcji na podstawie umów. Organy podatkowe mogłyby więc w tym przypadku twierdzić, że doszło do zawarcia umowy (np. w formie dokumentowej poprzez korespondencję e-mail) i ustalić (oszacować) wartość transakcji w oparciu o warunki takiej umowy.
Jeśli wartość nieodpłatnej transakcji przekroczy ustawowe progi i nie może korzystać ze zwolnienia z obowiązku udokumentowania, trzeba ją ująć nie tylko w dokumentacji lokalnej, lecz również w informacji o cenach transferowych (TPR-C). Tam z kolei musimy wskazać szereg szczegółowych informacji – m.in. wysokość zastosowanego wynagrodzenia, wraz z jego porównaniem z wynikami analizy cen transferowych. „Czarno na białym” będzie wówczas widać, że zawarliśmy transakcję nieodpłatną.
Warto pamiętać, że nawet transakcje między polskimi podmiotami, które korzystają ze zwolnienia z obowiązku sporządzenia dokumentacji lokalnej, muszą być ujęte w TPR-C (o ile przekraczają ustawowe progi). Zakres niezbędnych do wskazania informacji jest wówczas co prawda istotnie ograniczony, ale w przypadku transakcji finansowych (pożyczki, poręczenia) nadal musimy wskazać wartość odsetek lub opłaty za udzielenie / otrzymanie poręczenia.
DOKUMENTACJA TP POWINNA OPISYWAĆ RZECZYWISTOŚĆ
Kolejnym częstym problemem, z którym mierzą się podatnicy przy przygotowywaniu dokumentacji cen transferowych, to rozbieżności między deklarowaną polityką TP, a rzeczywistymi wynikami podmiotu.
Zgodnie z definicją zawartą w Ustawie o CIT, transakcja kontrolowana oznacza działania o charakterze gospodarczym, identyfikowane na podstawie rzeczywistych zachowań stron. Oznacza to, że w dokumentacji mamy obowiązek opisać stan rzeczywisty – nawet, jeśli jest odmienny niż treść zawartych przez nas umów czy zatwierdzonych polityk.
Kwestie te staną się problematyczne np. wówczas, gdy dana spółka została w polityce TP określona jako podmiot o ograniczonych funkcjach i ryzykach (lub taki profil funkcjonalny można wywnioskować z warunków transakcji i roli podmiotu w grupie), a wykazała stratę, która nie była spowodowana szczególnymi uwarunkowaniami rynkowymi. Zdarza się również, że sam podatnik ma problem z ustaleniem rzeczywistej natury transakcji, która może być różnie rozumiana przez poszczególne strony, np. ze względu na specyficzne uwarunkowania prawne obowiązujące w danym państwie.
UWAGA NA INNE PODATKI
Częstym błędem popełnianym przez podatników jest tworzenie dokumentacji TP bez oddania się refleksji nad innymi kwestiami podatkowymi (np. VAT, WHT, ograniczenia wyrażone w art. 15e Ustawy o CIT).
Jest to bardzo ryzykowane działanie – niefortunne opisanie w dokumentacji pewnych kwestii może wzbudzić zainteresowanie organów podatkowych i być przyczynkiem do wszczęcia kontroli niekoniecznie w zakresie cen transferowych, a w innych obszarach (np. opisanie płatności jako licencyjnych, podczas gdy w rzeczywistości nie mają takiej natury i nie odprowadzamy od nich WHT; podkreślanie doradczego charakteru nabywanych przez nas usług, podczas gdy nie rozpatrujemy ich w kontekście limitów określonych w art. 15e Ustawy o CIT).
POROZMAWIAJMY
Zespół Cen Transferowych w Andersen posiada bogate doświadczenie w zakresie sporządzania dokumentacji cen transferowych i analiz porównawczych, jak również opracowywania i weryfikacji polityk i procedur cen transferowych i modeli rozliczeń między podmiotami powiązanymi.
W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości w zakresie kwestii poruszonych w niniejszej informacji, służymy Państwu pomocą.
AUTORZY WPISU
E: arkadiusz.zurawicki@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 71
M: +48 508 092 989
E: michal.wilk@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 69
M: +48 500 023 685
E: weronika.guz@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 88