Co musisz wiedzieć o aktualnym stanie prac nad KSeF?
Krajowy System e-faktur (KSeF) jako jedno z narzędzi automatyzacji procesów oraz uszczelnienia systemu VAT miał pierwotnie wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Zrezygnowano z wprowadzenia tego narzędzia w ubiegłym roku, a koronnym argumentem przedstawianym przez Ministerstwo Finansów był brak wydajności oraz błędy opracowanego systemu ujawnione w ramach audytu KSeF.
Przeprowadzono konsultacje publiczne, a następnie resort finansów przystąpił do pracy, aby umożliwić wejście KSeF w życie w 2026 r.
Efektem tych działań jest opublikowana w maju robocza wersja schemy e-faktury – FA(3), ale przede wszystkim projekt ustawy oraz projekty przepisów wykonawczych.
16 czerwca 2025 r. na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji opublikowano pakiet projektów aktów prawnych. 17 czerwca projekt ustawy został przyjęty przez Radę Ministrów do dalszych prac legislacyjnych w Sejmie.
Pakiet legislacyjny zawiera:
- Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw,
- Projekt rozporządzenia w sprawie wyłączeń z KSeF,
- Projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF,
- Dodatkowo, do rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF przygotowano załącznik – nowe zawiadomienie ZAW-FA, o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.
Projekt rozporządzenia w sprawie wyłączeń z KSeF wprowadza katalog przypadków, w których nie będzie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Są to:
- Świadczenie usług przejazdów autostradą płatną, dokumentowane biletami jednorazowymi;
- Świadczenie usług przewozu osób koleją, samochodami, statkami pełnomorskimi, a także środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, dokumentowane biletami jednorazowymi;
- Świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego;
- Świadczenie usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami;
- Dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy, jeżeli nabywca lub podmiot, który zobowiązał podatnika do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz nie jest zidentyfikowany na potrzeby tych czynności za pomocą numeru NIP.
Jednak z perspektywy procesu wdrożenia znacznie bardziej istotny jest projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, który reguluje:
- Rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF;
- Zasady nadawania i odbierania uprawnień oraz wzór zawiadomienia o ich nadaniu lub odebraniu;
- Sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF, w tym przy użyciu tzw. certyfikatu nadawcy, który wyprze dotychczas stosowany token;
- Zakres danych umożliwiających dostęp do faktury ustrukturyzowanej po przesłaniu jej do KSeF (dotyczy również faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA);
- Sposób oznaczania faktur ustrukturyzowanych, faktur wystawionych w warunkach awarii, niedostępności i w trybie offline24, po przesłaniu ich do KSeF a udostępnionych nabywcom w sposób inny niż za pośrednictwem KSeF, umożliwiający weryfikację danych zawartych na fakturze, a także wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczenia;
- Szczegółowy zakres danych, jakie powinny zostać zawarte w zgłoszeniu o zamiarze korzystania z funkcji załącznika oraz rezygnacji z tego sposobu, a także szczegółowy sposób postępowania w sprawie tych zgłoszeń;
- Wymagania techniczne, które powinny zostać spełnione przy wystawianiu i przesyłaniu do KSeF faktur z załącznikiem.
Wśród najistotniejszych regulacji znalazły się:
- Certyfikat wystawcy – ma służyć do opatrywania faktur udostępnianych w inny sposób niż za pośrednictwem KSeF oraz do potwierdzenia tożsamości wystawcy. Co istotne, certyfikat wystawcy z dniem 1 lutego 2026 r. zastąpi token, który na chwilę obecną służy do uwierzytelniania. Nie jest możliwe równoległe posługiwanie się tokenem i certyfikatem.
- Zgłoszenie o zamiarze wystawiania faktur z załącznikami – jeżeli Spółka będzie chciała wystawiać faktury ustrukturyzowane wraz z załącznikiem, konieczne będzie zgłoszenie tego faktu za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego do Szefa KAS. Zgoda na stosowanie załączników w KSeF będzie ważna 2 lata od otrzymania potwierdzenia od Szefa KAS.
- Kod weryfikujący – będzie konieczny w przypadku udostępniania faktur nabywcom poza KSeF – kod może przyjąć formę bezpośredniego linku do faktury lub oznaczenia graficznego. W razie awarii, niedostępności lub trybu offline24 konieczne będzie dodanie oznaczenia „OFFLINE”, zamieszczonego bezpośrednio pod kodem weryfikacyjnym.
We wrześniu mają rozpocząć się testy oprogramowania, a na listopad planowane jest udostępnienie certyfikatów wystawcy oraz wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Obligatoryjny KSeF ma wejść w życie 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, w związku z czym istotne jest odpowiednie przygotowanie się do wdrożenia tego systemu w przedsiębiorstwach.
AUTORZY WPISU
E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038
E: adam.ksiazek@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 78
E: kinga.tarnawa-macek@pl.andersen.com
T: +32 731 68 77