KSeF – najczęściej zadawane pytania | Część V: Jakie ryzyka niesie ze sobą KSeF?
Każde nowe rozwiązanie na samym początku niesie za sobą ryzyko, natomiast w przypadku KSeF sytuacja jest szczególna. Zwykła pomyłka przy wystawianiu faktury, źle wprowadzony numer NIP może spowodować, że faktura, zamiast do naszego kontrahenta, trafi do kogoś zupełnie innego.
Poniżej wytypowaliśmy najczęstsze pytania o ryzyka, jakie niesie za sobą obligatoryjny KSeF:
1. Czy do klienta mogę wysłać fakturę w formacie EDI czy tylko KSeF jest jedynym słusznym formatem przesyłu?
Fakturą ustrukturyzowaną jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Wysłanie faktury za pośrednictwem innego formatu niż przewidywany przez KSeF spowoduje, że dokument ten nie będzie stanowił faktury w rozumieniu ustawy o VAT.
Ewentualnym rozwiązaniem jest wygenerowanie wizualizacji faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF np. w formacie EDI czy PDF i przesłanie takiej wizualizacji jako dodatkowego dokumentu – przy czym nie będzie to faktura VAT.
2. Jaki jest tryb postępowania w sytuacji, gdy otrzymamy fakturę wysłaną nam bezpodstawnie? Czy i w jaki sposób możemy ją odrzucić?
Obligatoryjny KSeF zakłada, że nabywca nie będzie mógł odrzucić danej faktury, faktura będzie uznana za doręczoną z chwilą nadania jej numeru KSeF. Nie oznacza to jednak, że taką bezpodstawną fakturę należy wykazać np. w ewidencji zakupów w pliku JPK.
Na nabywcy będzie ciążył obowiązek weryfikacji faktury otrzymanej w KSeF. Dlatego tak ważne będzie wprowadzenie procedury weryfikacji faktur zakupowych.
3. Jak postąpić w przypadku faktury błędnie wystawionej (intencjonalnie) w celu wyłudzenia?
Faktury w KSeF nie podlegają weryfikacji merytorycznej innej niż zgodność techniczna ze schemą XSD. Tym samym, mogą zawierać błędy kalkulacyjne, czy też nie spełniać uzgodnień między sprzedawcą i nabywcą.
Istnieje w związku z tym ryzyko pojawienia się w KSeF faktur błędnie wystawionych na spółkę lub faktur od podmiotów próbujących wyłudzić płatność.
Faktury te będą miały charakter dokumentów odebranych i to po stronie nabywcy leży odpowiedzialność za odpowiednie dalsze ich przeprocesowanie. Niezwykle ważne będzie w takich przypadkach przeprowadzenie stosownej weryfikacji faktur zakupowych.
4. Czy będzie istniała możliwość, aby oszust w jakiś sposób podszył się pod innego podatnika (i podmienił numer rachunku)? Czy bardziej ryzykowni będą ewentualni nowi dostawcy?
Teoretycznie nie istnieje taka możliwość, o ile ktoś nie uzyska uprawnień danego podatnika do KSeF – np. poprzez zdobycie tokena do KSeF.
W tym miejscu kolejny raz zwracamy uwagę na konieczność wprowadzenia mechanizmu gwarantującego merytoryczną weryfikację faktur zakupowych.
5. Czy data wystawienia faktury to data wysłania do KSeF? Będzie to równoznaczne z przesunięciem terminu płatności, jeśli termin ten biegnie od daty wystawienia faktury VAT?
Tak, chyba że termin płatności uzależnimy od daty z pola P1. Należy przejrzeć i dostosować umowy z kontrahentami.
6. Jeśli data wystawienia faktury to data wysłania do KSeF, to jak spółki mają analizować miesięczną marżowość, jeśli koszty płacowe (wynagrodzenia) będą w innym miesiącu niż przychody?
Podatkowo datą obowiązku podatkowego co do zasady jest data wykonania dostawy lub usługi, data wystawienia faktury zwykle nie ma wpływu. W przypadku jednak, gdy data ta stanowi o momencie powstania obowiązku, obowiązek ten powstanie
w momencie wysłania faktury do KSeF.
7. Czy nie ma ryzyka, że takie podwójne wystawianie faktur zostanie uznane za wystawienie odrębnej dodatkowej faktury, albo pustej faktury?
Zgodnie z wytycznymi, na ten moment należy przyjąć, że faktura wystawiona poza KSeF nie będzie formalnie stanowiła faktury – w związku z tym, nie ma takiego ryzyka.
AUTORZY WPISU
E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038
E: adam.ksiazek@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 78