Cyfrowa rewolucja – nowy obowiązek spółek wpisanych do KRS i nie tylko (przedłużenie terminu na wdrożenie systemu e-doręczeń)
E-Doręczenia to mechanizm mający na celu usprawnienie korespondencji między podmiotami przez otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów. Został wprowadzony ustawą z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, która weszła w życie dnia 5 października 2021 r. Ustawa zakłada posiadanie elektronicznej skrzynki doręczeń przez, między innymi, organy administracyjne oraz przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W celu spełnienia ww. obowiązku, zobowiązane podmioty powinny posiadać adres do doręczeń elektronicznych (ADE), który na wniosek przedsiębiorcy jest rejestrowany w dedykowanej do tego Bazie Adresów Elektronicznych oraz skrzynkę do doręczeń elektronicznych.
Adres do doręczeń elektronicznych będzie stanowić indywidualnie wygenerowany adres w postaci ciągów znaków, za pomocą którego określony podmiot ma możliwość otrzymywać, a także wysyłać korespondencję w formie elektronicznej. Nie należy go utożsamiać z adresem e-mail. W celu uniknięcia niewłaściwej identyfikacji właściciela adresu, każdy podmiot posiada własny, indywidualny adres do e-Doręczeń.
Wniosek o ADE dla spółek podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców można złożyć za pośrednictwem usługi online przez Biznes.gov.pl. Planowane jest również wdrożenie możliwości założenia elektronicznej skrzynki do doręczeń poprzez Portal Rejestrów Sądowych przy okazji wpisu do rejestru albo aktualizacji danych.
Kim jest administrator adresu elektronicznego?
Kolejnym z obowiązków podmiotu zobowiązanego będzie wyznaczenie administratora adresu elektronicznego, tj. osobę fizyczną zarządzającą korespondencją zgromadzoną w elektronicznej skrzynce do doręczeń. We wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych powinno znajdować się m.in. imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL. Jeżeli numer PESEL nie został nadany, należy wskazać niepowtarzalny identyfikator osoby powoływanej na administratora adresu elektronicznego nadany przez państwo członkowskie Unii Europejskiej dla celów transgranicznej identyfikacji, o którym mowa w rozporządzeniu wykonawczym Komisji 2015/1501. W związku z powyższym należy stwierdzić, iż obywatele krajów niebędących członkami Unii Europejskiej nieposiadający numeru PESEL, nie będą technicznie móc zostać administratorem adresu elektronicznego.
Czym jest baza adresów elektronicznych?
Baza adresów elektronicznych (BAE) stanowi natomiast rejestr publiczny, prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, tj. ministra cyfryzacji, w którym gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych. Powyższy rejestr obejmuje nie tylko adresy podmiotów zobowiązanych przepisami ustawy do posiadania takiego adresu, ale również wszystkich, którzy są zainteresowani posiadaniem swojego własnego, indywidualnego adresu elektronicznego. Wpis do bazy adresów elektronicznych jest dokonywany na 3 lata (w przypadku adresu podmiotu niepublicznego będącego osobą fizyczną, z wyłączeniem adresu osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, adwokata, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego, notariusza, doradcy restrukturyzacyjnego, radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, wykorzystywanego do prowadzenia działalności gospodarczej lub działalności zawodowej lub bezterminowo w przypadku pozostałych adresów) oraz następuje wraz z chwilą aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych. Wpis może zostać przedłużony na okres kolejnych 3 lat jeżeli podmiot złoży oświadczenie woli o jego przedłużeniu. Od momentu wpisu do powyższego rejestru, cała korespondencja urzędowa oraz sądowa powinny być doręczane na podany adres elektroniczny.
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych przewiduje również wystawianie dowodów wysłania i otrzymania przez wyznaczonego operatora. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ww. ustawy, dowód otrzymania jest wystawiany po:
- odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
- wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;
- upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.
Stosownie do art. 41 ust. 2 ww. ustawy, przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Natomiast przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu. Doręczenie następuje przez odebranie korespondencji lub wpłynięcie korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych w przypadku podmiotu publicznego. Jeżeli adresat nie odebrał korespondencji, uznaje się ją za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.
Kogo dotyczy obowiązek wskazania adresu do e-Doręczeń?
Obowiązek do wskazania adresu do e-Doręczeń będzie dotyczył:
- podmiotów składających wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;
- podmiotów, które zostały uprzednio wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;
- podmiotów wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Z uwagi na nieprzygotowanie odpowiedniej infrastruktury technicznej, pierwotnie planowane terminy dot. obowiązku wskazania adresu do e-Doręczeń przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (tj. 5 lipca 2022 r. w przypadku podmiotów składających wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz 1 października 2022 r. w przypadku podmiotów, które zostały uprzednio wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) zostały uchylone.
Zgodnie ze znowelizowaną treścią ww. ustawy, Minister właściwy do spraw informatyzacji ogłosi w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej komunikat określający termin wdrożenia „e-doręczeń” względem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego tj. rozwiązań technicznych, umożliwiających podmiotom powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej; oraz powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Termin określony w komunikacie nie może być późniejszy niż 1 stycznia 2024 r.
Komunikat ogłasza się w terminie co najmniej 90 dni przed dniem wdrożenia rozwiązań technicznych określonym w tym komunikacie.
Jak możemy pomóc?
Andersen w Polsce oferuje pomoc w spełnieniu obowiązków wynikających z ustawy o doręczeniach elektronicznych, w tym w uzyskiwaniu adresów do doręczeń elektronicznych, a także w administrowaniu skrzynki doręczeń.
Jeśli jesteś zainteresowany naszymi usługami lub chcesz dowiedzieć się więcej na temat e-Doręczeń, zapraszamy do kontaktu.
KONTAKT
E: leszek.rydzewski@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 69
M: +48 609 684 072
E: bartlomiej.wietrzychowski@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 88