Dyrektywa o ochronie sygnalistów wreszcie wdrożona

2024 / 06 / 21

Dnia 20 czerwca 2024 r. Prezydent podpisał ustawę o ochronie sygnalistów. Polska po ponad dwóch latach prowadzenia prac nad wdrożeniem unijnych przepisów, w końcu dokonała implementacji standardów ochrony sygnalistów wynikających z Dyrektywy Unijnej 2019/1937.

Poniżej przedstawiamy kluczowe aspekty ustawy dotyczącej ochrony sygnalistów.

Pojęcie sygnalisty i jego ochrony

Ustawa o ochronie sygnalistów ma zapewniać sygnalistom ochronę prawną przed działaniami odwetowymi, gwarantując tym samym ochronę interesu publicznego. Pod pojęciem sygnalisty należy rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z szeroko rozumianą pracą na rzecz podmiotów prywatnych lub publicznych.

Sygnalistą może być:

pracownik lub pracownik tymczasowy,
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. zleceniobiorca,
prokurent,
członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
akcjonariusz lub wspólnik,
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
przedsiębiorca, np. podwykonawca B2B,
stażysta, praktykant czy wolontariusz,
funkcjonariusz, np. Policji, ABW, Straży Granicznej, CBA,
żołnierz.

Ochrona sygnalistów polega przede wszystkim na wprowadzeniu zakazu stosowania działań odwetowych oraz prób i gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty. Przedsiębiorca będzie więc zobowiązany do zapewnienia sygnalistom odpowiednich środków ochrony i wprowadzenia gwarancji oraz procedur zapewniających tę ochronę.

Zgodnie z regulacjami zawartymi w ustawie, wobec sygnalisty nie mogą zostać podjęte działania odwetowe, takie jak m.in.: odmowa nawiązania stosunku pracy, rozwiązanie stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia, przeniesienie na niższe stanowisko, mobbing, dyskryminacja czy niekorzystne traktowanie, ale również pominięcie przy awansowaniu lub wstrzymanie awansu, przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty czy zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych.

Sygnalista podlega co do zasady ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Co istotne, może on jednak zostać objęty ochroną dopiero po spełnieniu określonych warunków. Sygnalista będzie więc chroniony, jeśli miał uzasadnione podstawy sądzić, że:

informacja, która jest przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i
informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

Warto również podkreślić, że z ochrony, która obejmuje sygnalistów będzie korzystała również osoba przed nawiązaniem stosunku pracy czy też innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym, lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, lub po ich ustaniu.

Prawo do odszkodowania i zadośćuczynienia

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, które jest ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.

Należy również pamiętać, że jeśli w wyniku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę inna osoba poniosła szkodę, przysługuje jej prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od sygnalisty, który takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego dokonał.

Dokonywanie zgłoszeń

Zgłoszenie dokonywane przez sygnalistę może mieć charakter:

zgłoszenia wewnętrznego – dokonywanego w sposób przewidziany w procedurze zgłoszeń wewnętrznych i kierowanego do wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby upoważnionej przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
zgłoszenia zewnętrznego – skierowanego do przedstawicieli organów zewnętrznych, takich jak np. Rzecznik Praw Obywatelskich czy organy publiczne;
ujawnienia publicznego – udostępnionego do wiadomości publicznej, np. za pomocą prasy, Internetu czy telewizji, z zastrzeżeniem, że taka forma zgłoszenia powinna być jednak podjęta w ostateczności.

Przedsiębiorcy mogą również zapewnić sygnalistom możliwość dokonania zgłoszenia wewnętrznego anonimowo. Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonych anonimowo powinien zostać uregulowany w ramach przyjętej w organizacji procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Przedmiot zgłoszenia

Przedmiotem zgłoszenia sygnalisty jest informacja o naruszeniu prawa. Pod tym pojęciem należy rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy. Dotyczy to także podmiotu, w którym sygnalista pracuje lub pracował albo z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą. Zgłoszenie może też odnosić się do informacji o próbie ukrycia naruszenia prawa.

Naruszeniem prawa jest natomiast działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Należy podkreślić, że ustawodawca zamieścił w projektowanej ustawie katalog zamknięty naruszeń prawa, w którym wskazał działania dotyczące:

korupcji,
zamówień publicznych,
usług, produktów i rynków finansowych,
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
bezpieczeństwa transportu,
ochrony środowiska,
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
bezpieczeństwa żywności i pasz,
zdrowia i dobrostanu zwierząt,
zdrowia publicznego,
ochrony konsumentów,
ochrony prywatności i danych osobowych,
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w poprzednich punktach.

Warto podkreślić, że podmioty mogą również przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych. W takim przypadku nie będą stosowane przepisy z zakresu zgłoszeń zewnętrznych i ujawnienia publicznego.

Obowiązki przedsiębiorców

Należy podkreślić, że do wdrożenia procedur zapewniających sygnalistom ochronę są zobowiązane podmioty prawne, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Liczbę tę ustala się według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.

Co istotne do liczby 50 osób, które wykonują pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu prawnego wlicza się:

pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Ustawa nakłada na podmioty zobowiązane do wdrożenia systemów whistleblowingowych wiele obowiązków, m.in.:

wdrożenie procedur wewnętrznych w zakresie zgłaszania nieprawidłowości,
prowadzenie rejestru zgłoszeń,
ustanowienie poufnych kanałów przyjmowania zgłoszeń,
wyznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających,
zapewnienie łatwo dostępnych informacji na temat zgłoszeń zewnętrznych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Bez wątpienia najważniejszym obowiązkiem przedsiębiorców będzie opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jest to dokument regulujący zasady zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, takich jak postępowanie wyjaśniające.

Procedura powinna określać m.in.:

sposób przekazywania zgłoszenia,
podmiot odpowiedzialny za jego przyjęcie,
podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych,
tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi,
maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Należy podkreślić, że procedura musi być bezpieczna i łatwo dostępna. Musi ona również gwarantować rzetelną weryfikację przyjmowanych zgłoszeń, jak również przewidywać podjęcie adekwatnych środków zaradczych.

Sankcje za naruszanie przepisów

Niewywiązanie się lub wywiązanie się w sposób niewłaściwy z obowiązków wynikających z ustawy będzie zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do roku, dwóch, a nawet trzech lat, w zależności od naruszenia.

W szczególności, w przypadku niewdrożenia stosowanej procedury zgłoszeń wewnętrznych, na osobę odpowiedzialną za jej wdrożenie w danej organizacji może zostać nałożona kara grzywny.

Ustawodawca wprowadził również gwarancje mające na celu minimalizację nadużywania ochrony przez potencjalnych sygnalistów – w przypadku, gdy osoba zgłaszająca dokonana zgłoszenia lub ujawnienia publicznego ze świadomością, że nie doszło do naruszenia prawa będzie podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat dwóch.

Wprowadź nowe regulacje razem z ekspertami Andersen

Przepisy dotyczące ochrony sygnalistów wejdą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, za wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. Przedsiębiorcy nie mają więc dużo czasu na wdrożenie planowanych zmian.

Pomoc ekspertów Andersen we wdrożeniu regulacji dotyczących ochrony sygnalistów obejmuje:

Audyt – wstępne badanie istniejących procedur oraz identyfikację potencjalnych obszarów zagrożeń;
Procedury – przygotowanie procedur zgodnych z przepisami o ochronie sygnalistów, które będą dostosowane do potrzeb Klienta;
Wdrożenie – wsparcie w przygotowaniu dokumentów oraz nadzór nad procesem wdrożenia;
Szkolenia wewnętrzne – zapoznanie pracowników z wprowadzonymi procedurami oraz przeprowadzenie odrębnych szkoleń dla kadry zarządzającej.

Zachęcamy do kontaktu z ekspertami Andersen, którzy udzielą Państwu wsparcia w procesie adaptacji do wprowadzanych rozwiązań i pomocy w przygotowaniu odpowiednich procedur.

KONTAKT