JPK_VAT: nowe oznaczenia i obowiązkowy numer KSeF od 1 lutego 2026 r.
W dniu 14 października 2025 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w JPK_VAT z deklaracją. Projekt wprowadza obowiązek jednoznacznego oznaczania każdej pozycji sprzedaży i zakupu numerem KSeF lub jednym z trzech nowych oznaczeń (OFF, BFK, DI) od 1 lutego 2026 r.
Nowe oznaczenia w ewidencji JPK_VAT
Wraz z wdrożeniem obowiązkowego KSeF podatnicy będą zobowiązani do wykazywania w ewidencji numeru identyfikującego fakturę w KSeF (tzw. numeru KSeF).
Jeżeli w momencie składania JPK_VAT numer ten nie został jeszcze nadany lub faktura nie została przesłana do KSeF, podatnik będzie zobowiązany zastosować jedno z trzech nowych oznaczeń:
- OFF – dla faktur wystawionych w czasie awarii KSeF (art. 106nf ustawy o VAT), które na moment złożenia JPK_VAT nie posiadają numeru identyfikującego lub nie zostały jeszcze przesłane do systemu.
- BFK – dla faktur wystawionych poza KSeF, w formie elektronicznej lub papierowej (np. w przypadkach wyłączeń z obowiązku korzystania z KSeF).
- DI – dla dokumentów innych niż faktury, m.in. dokumentów celnych, dowodów wewnętrznych (WEW), raportów okresowych (RO) oraz faktur wystawionych w trybie offline24, które nie posiadają jeszcze numeru KSeF lub nie zostały przesłane do systemu. Po jego uzyskaniu podatnik koryguje ewidencję i uzupełnia dane.
Dotychczasowe oznaczenia (RO, WEW, FP, VAT_RR, MK) pozostają bez zmian i będą stosowane równolegle.
Praktyczne znaczenie nowych oznaczeń
Wiele wątpliwości budzi w szczególności oznaczenie „DI”, które może wymagać korekty JPK_VAT po uzyskaniu numeru KSeF. W praktyce może się bowiem okazać, że obowiązek okaże się dodatkowym obciążeniem administracyjnym dla podatników.
Po stronie zakupów
W odniesieniu do faktur zakupowych wystawionych w trybie offline24 obowiązek ten wydaje się być umiarkowanie dotkliwy, ponieważ – zgodnie z przepisami – faktury te w formule B2B uważa się za otrzymane dopiero w chwili przesłania ich do KSeF. Oznacza to, że w ewidencji zakupu ujmowane będą jedynie faktury, które już posiadają numer KSeF.
Problematyczny może być natomiast okres bez sankcji, w którym część podatników może np. wysyłać faktury nie spełniające warunków dot. KSeF (sugerując tym samym, że są to faktury wystawione poza KSeF – do oznaczenia jako „BFK”) a następnie następczo uznawać, że były to jednak faktury w trybie offline dosłane po terminie. Równocześnie może nastąpić sytuacja, gdzie faktura zostanie oznaczona przez kupującego jako „DI” natomiast nigdy nie trafi do KSeF, co powinno spowodować zmianę jej oznaczenia na „BFK”. Przypadki te zgodnie z przedstawionymi założeniami rodzą obowiązek zmiany po stronie kupującego.
Po stronie sprzedaży
W praktyce konieczność korekty może wystąpić również po stronie sprzedażowej w przypadku np. gdy faktura zostanie wystawiona w ostatnich dniach miesiąca, a JPK_VAT za ten okres zostanie wysyłany przed nadaniem numeru KSeF.
Podmioty zagraniczne (zarejestrowane dla celów VAT bez stałego miejsca prowadzenia działalności)
Warto także zauważyć, że obowiązek stosowania nowych oznaczeń obejmie również podmioty zagraniczne niemające w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności.
Uzasadnione obawy budzi wtedy sposób raportowania numeru KSeF w ich części ewidencyjnej JPK_VAT – szczególnie z perspektywy metod pozyskiwania tego numeru. Potencjalnie bowiem albo narzędzia typu OCR będą musiały zostać rozszerzone o taką funkcjonalność albo podmioty te zostaną pośrednio przymuszone do wejścia w opcjonalny dla siebie KSeF dla strony zakupowej.
Zmiany dotyczące systemu kaucyjnego
Projekt rozporządzenia dostosowuje strukturę JPK_VAT z deklaracją do zasad rozliczania niezwróconych kaucji w systemie kaucyjnym.
Wprowadzający produkty objęte systemem kaucyjnym będą wykazywać w JPK_VAT – zgodnie z przepisami ustawy – podatek VAT należny od niezwróconych kaucji, poprzez zwiększenie podstawy opodatkowania w części deklaracyjnej pliku.
Jednocześnie, zgodnie z ustawą, zapłaty podatku dokonuje podmiot reprezentujący system kaucyjny, działający w charakterze płatnika.
Projekt rozporządzenia przewiduje w tym zakresie modyfikację schemy JPK_VAT z deklaracją, tak aby umożliwić prawidłowe ujęcie danych związanych z systemem kaucyjnym.
Podsumowanie
Zmiany mają na celu zapewnienie pełnej spójności między ewidencją VAT a danymi w KSeF. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych i procesów raportowych, aby każda faktura lub dokument w ewidencji VAT był jednoznacznie przypisany do właściwego oznaczenia.
Zakres wsparcia
Zespół Andersen Tax & Legal wspiera podatników w przygotowaniu do wdrożenia nowych obowiązków w zakresie JPK_VAT i KSeF.
Nasze wsparcie obejmuje w szczególności:
- analizę procesów fakturowania i raportowania w systemach ERP,
- opracowanie logiki mapowania dokumentów i danych w strukturach JPK_VAT,
- testowanie zgodności danych z wymogami nowych schem,
- opracowanie i wdrożenie wewnętrznych procedur dotyczących weryfikacji i korekt plików.
Dzięki doświadczeniu naszych zespołów w obszarze compliance VAT i KSeF pomagamy klientom skutecznie dostosować systemy i procesy raportowe do nadchodzących zmian.
W przypadku pytań lub potrzeby omówienia wpływu nowych regulacji na działalność Państwa organizacji – pozostajemy do dyspozycji.
KONTAKT
E: aleksandra.kalinowska@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 70
M: +48 724 440 693
E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038
