Już tylko rok do obowiązkowego KSeF – czas na działanie

2025 / 02 / 06

Szanowni Państwo,

Już za mniej niż rok, 1 lutego 2026 r., Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, których roczna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) w 2025 r. przekroczy 200 mln zł. Dla pozostałych podatników nowe regulacje zaczną obowiązywać 1 kwietnia 2026 r.

Praktyka pokazuje, że wdrożenie KSeF wymaga jednak starannego i zaplanowanego przygotowania. Spółki, które już rozpoczęły proces implementacji, dostrzegają liczne wyzwania – od kwestii technicznych po procedury księgowe i podatkowe.

Co należy zrobić już teraz?

Zidentyfikować i wyeliminować uproszczenia – wraz z wejściem w życie KSeF wiele uproszczeń, opierających się na niskim ryzyku detekcji stanie się widoczne w sposób automatyczny. Rodzi to ryzyko nie tylko na przyszłość (bo będzie je widać) ale też na przeszłość (na podstawie bieżących praktyk organy mogą wydedukować optymalne ścieżki kontroli przeszłych okresów).
Przeszkolić zespół – osoby wystawiające faktury, jak i specjalistów ds. podatków i księgowości. KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim proceduralna, dlatego kluczowe jest zrozumienie nowych zasad.
Zaktualizować wiedzę o fakturowaniu – zmiany wprowadzone w ostatnich latach wprowadziły nowe obowiązki, które wciąż mogą budzić wątpliwości. Warto przeanalizować, jak wpłynęły one na sposób dokumentowania transakcji.
Przeprowadzić przegląd VAT – sprawdzić, jakie typy transakcji realizuje przedsiębiorstwo, jakie procedury stosuje i czy są one zgodne z wymaganiami KSeF oraz przepisami VAT.
Uświadomić pracowników o sankcjach – brak dostosowania się do nowych regulacji może skutkować dotkliwymi karami. Warto zadbać o pełną świadomość konsekwencji związanych z niewłaściwym wdrożeniem systemu oraz niewłaściwym procesem fakturowania.

Dlaczego warto działać już teraz?

Wdrożenie KSeF nie ogranicza się tylko do technicznej zmiany systemu fakturowania – to zmiana, która wpływa na cały proces rozliczeń, w tym kwestii tak trywialnych jak brak kontroli nad datą wystawienia faktury, czy możliwości zmiany daty na fakturze w excelu.

Im wcześniej przedsiębiorstwo zacznie się przygotowywać, tym większa szansa na uniknięcie problemów operacyjnych i potencjalnych ryzyk podatkowych. Odpowiednie szkolenia oraz analiza procesów mogą znacząco ułatwić dostosowanie się do nowych przepisów.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, służymy Państwu pomocą i zachęcamy do kontaktu. Nasz zespół, doświadczony w bardzo licznych wdrożeniach KSeF wykonanych na przestrzeni ostatnich trzech lat, chętnie udzieli indywidualnego wsparcia i pomoże w przygotowaniach do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w Państwa przedsiębiorstwie.

KONTAKT