Nowelizacja przepisów dotyczących KSeF
Ze względu na problemy wydajnościowe systemu, które uniemożliwiły wprowadzenie obowiązku e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) w pierwotnie planowanym terminie, konieczne stało się przesunięcie daty jego wdrożenia, na co wskazano w trakcie konsultacji dotyczących KSeF.
Dnia 5 listopada b.r. na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego opublikowano projekt nowelizacji ustawy, który wprowadza zmiany w zakresie obowiązkowego e-fakturowania. Projekt ustawy oraz uzasadnienie do niej przewiduje szereg istotnych modyfikacji wynikających z przeprowadzonych konsultacji, a także dodatkowe zmiany, które mogą zaskoczyć podatników. Planowana publikacja nowelizacji ustawy ma nastąpić w I kwartale 2025 r.
W niniejszym alercie przedstawiamy najnowsze informacje wynikające z opublikowanego projektu ustawy oraz uzasadnienia do ustawy, które będą miały wpływ na sposób funkcjonowania KSeF.
ETAPOWE WDROŻENIE KSeF
Projekt ustawy potwierdza wdrożenie KSeF w dwóch etapach, obejmujących różne grupy podatników:
- Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie podatników, którzy w 2025 r. osiągnęli wartość sprzedaży przekraczającą 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników.
OBOWIĄZEK PODANIA NUMERU NIP PRZEZ NABYWCĘ
Projekt ustawy doprecyzowuje obowiązek podania numer NIP przez nabywców w sytuacji, gdy faktura wystawiana jest na potrzeby działalności gospodarczej. Co jednak istotne, w obecnym kształcie przepisów niepodanie numeru NIP przez nabywcę nie będzie sankcjonowane, co stanowi zmianę w stosunku do pierwotnej koncepcji „samoidentyfikacji” proponowanej przez Ministerstwo Finansów na etapie konsultacji.
DOBROWOLNE STOSWANIE TRYBU „OFFLINE”
Przedsiębiorcy będą mogli dobrowolnie korzystać z trybu offline do końca 2026 r., co oznacza możliwość wystawiania e-faktur poza systemem KSeF, przy założeniu przesłania takiej faktury do KSeF w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
Po okresie przejściowym tryb „offline” również będzie mógł być stosowany, jednak tylko w wybranych przypadkach takich jak np. awarie.
UPROSZCZENIE DLA MIKROPRZEDSIĘBIORCÓW
W okresie od kwietnia do września 2026 r. mikroprzedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury papierowe oraz w formie elektronicznej dla transakcji do 450 zł (jednorazowo), jeżeli łączna wartość sprzedaży podlegającej dokumentowaniu takimi fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie.
DOBROWOLNE WYSTAWIANIE E-FAKTUR KONSUMENCKICH
Projekt ustawy przewiduje dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów. Decyzję o sposobie wystawienia faktury (tradycyjnej czy e-faktury) będzie mógł podjąć sam wystawca, bez konieczności uzyskiwania zgody nabywcy. Wystawca będzie jednak zobowiązany zapewnić dostęp do e-faktury w systemie KSeF przez opisany poniżej anonimowy dostęp.
ANONIMOWY DOSTĘP DO E-FAKTUR
Projekt ustawy określa, że w przypadku nabywcy, który na potrzeby wystawianej faktury nie posługuje się numerem NIP lub VAT, wystawca faktury zapewni nabywcy dostęp do tej faktury przez podanie kodu weryfikującego taką fakturę oraz danych umożlwiających jej zidentyfikowanie albo oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF.
IDENTYFIKATOR ZBIORCZY DLA E-FAKTUR
Podatnik dokonujący płatności za więcej niż jedną e-fakturę będzie miał możliwość oznaczenia płatności dokonywanych na rzecz kilku odbiorców.
ZAŁĄCZNIKI DO E-FAKTUR
Funkcjonalność przesyłania załączników, choć nie będzie obowiązkowa, została zaprojektowana głównie z myślą o przedsiębiorcach potrzebujących załączników do faktur ramowych czy zbiorczych. Jak zostało wskazane w uzasadnieniu do projektu ustawy, dane zawarte w załącznikach do faktur będą miały postać ustrukturyzowaną, co pozwoli na łatwiejsze przetwarzanie i analizowanie informacji.
Jednocześnie, podatnicy będą mieli możliwość elastycznego definiowania zawartości niektórych pól, co umożliwi dostosowanie danych do specyficznych potrzeb danej branży. W praktyce załącznik będzie stanowił do 1000 dodatkowych bloków danych, w których każdy blok będzie mógł zostać opisany przez podatnika przy użyciu tekstów lub tabel (tabele również przyjmą formę tekstową).
CERTYFIKATY DO KODÓW QR
Przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF, podatnicy będą mieli możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz pobrania certyfikatów wystawcy faktur. Certyfikaty te będą niezbędne do wystawiania faktur w systemie, a także w sytuacji awarii lub niedostępności KSeF, lub gdy podatnik zdecyduje się na czasowe korzystanie z fakturowania poza systemem.
Instalacja certyfikatów ma być udostępniona nie wcześniej niż 1 listopada 2025 r., a kwestie techniczne związane z ich generowaniem i pobieraniem zostaną określone w „Specyfikacji interfejsów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)”.
WYRÓWNANIE ŚRODOWISK PROCUKCYJNYCH KSeF
W IV kwartale 2025 r. w środowisku produkcyjnym nastąpi wymiana obecnego fakultatywnego systemu KSeF na wersję obligatoryjną (tj. nastąpi zrównanie środowisk w taki sposób, że wersja fakultatywna powinna mieć podobne funkcjonalności do tej, która będzie obligatoryjna od lutego 2026 r.).
Wdrażając te rozwiązania przed ostatecznym terminem, podatnicy będą mieli okazję przetestować oprogramowanie oraz zapoznać się z nowymi funkcjami, które będą obowiązywać po 1 lutego 2026 r.
Równocześnie z perspektywy użytkownika już korzystającego z KSeF, po wyrównaniu środowisk KSeF, proces wystawiania faktur w okresie obowiązywania fakultatywnego systemu nie zmieni się, gdyż nie będzie jeszcze wymogu stosowania nowych funkcjonalności, takich jak np. generowanie zbiorczych identyfikatorów płatności.
WYMÓG PODANIA NUMER NIP NA FAKTURZE DLA JEDNOSTKI PODLEGŁEJ JST
Zgodnie z nowymi zmianami, w celu zapewnienia dostępu do faktur jednostkom podległym jednostkom samorządu terytorialnego (JST), zostanie wprowadzony obowiązek podania na fakturze numeru NIP jednostki podległej JST. W tym celu zostanie zaproponowana zmiana w schemacie e-faktury, która wprowadzi obowiązek wypełniania elementu „Podmiot3”. Zmiana ta ma na celu realizację postulatów JST dotyczących poprawy dostępu do faktur dla jednostek im podległych.
UTRZYMANIE ODROCZEŃ
Ponadto projekt ustawy przewiduje utrzymanie do 31 lipca 2026 r.:
- odroczenia wymogu podawania numeru KSeF w płatnościach za faktury, również w przypadku płatności w mechanizmie podzielonej płatności (split payment);
- terminu „likwidacji” tzw. faktur uproszczonych (po wprowadzeniu KSeF);
- odroczenia terminu w zakresie kary za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.
DOSTĘP KAS DO DANYCH W KSeF
Projekt ustawy rozszerza dostęp do e-faktur w KSeF dla organów Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), takich jak Minister Finansów, Szef KAS czy naczelnicy urzędów skarbowych, w celu realizacji ich zadań ustawowych. Dostęp otrzymują także inne instytucje, w tym Generalny Inspektor Informacji Finansowej, sądy, prokuratura czy Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
Dodatkowo, dane przekazywane tym organom będą oznaczone klauzulą „tajemnica skarbowa” i przekazywane zgodnie z procedurami ochrony informacji niejawnych.
KONTAKT
E: aleksandra.kalinowska@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 70
M: +48 724 440 693
E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038
