Ochrona sygnalistów coraz bliżej – znamy założenia ustawy
4 października 2021 roku na stronie internetowej Rady Ministrów opublikowano założenia dla projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (dalej: Projekt), która ma na celu wdrożenie Dyrektywy UE o Ochronie Sygnalistów – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L z 2019 r. nr 305, str. 17).
Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązek wdrożenia regulacji zapewniających ochronę osobom dokonującym zgłoszeń naruszeń prawa UE. Do tej pory w Polsce regulacja ochrony sygnalistów była fragmentaryczna, a dwuletni okres na wdrożenie Dyrektywy mija 16 grudnia 2021 roku.
- Kiedy i dla kogo ochrona?
Ochrona obejmie osoby, które dokonują zgłoszenia lub ujawnienia informacji lub uzasadnionych podejrzeń naruszenia prawa, a które uzyskały informacje na ten temat w kontekście związanym z wykonywaniem pracy zarobkowej. Nowe prawo ma chronić przed działaniami odwetowymi ze strony np. współpracowników, przełożonych czy osób, które zostały wskazane jako odpowiedzialne za konkretne naruszenie prawa.
Bez znaczenia będzie podstawa i forma świadczenia pracy zarobkowej sygnalisty, gdyż ochroną objęci będą m. in. pracownicy (w tym także kandydaci do pracy, jeśli o naruszeniach dowiedzieli się w trakcie rekrutacji oraz byli pracownicy), zleceniobiorcy, stażyści, praktykanci, współpracownicy B2B czy menadżerowie, a także udziałowcy, akcjonariusze, członkowie organów osoby prawnej oraz dostawcy czy podwykonawcy (ich pracownicy czy współpracownicy).
Istotnym mechanizmem, który został jednak w Projekcie opisany bardzo ogólnie jest ochrona przed nierzetelnymi zgłoszeniami.. W każdym wypadku dla objęcia ochroną sygnalisty istnieć będzie wymóg, aby zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja jest prawdziwa.
- Ochrona sygnalisty, czyli…
Głównym założeniem Projektu jest wyłączenie możliwości „ukarania” sygnalisty z powodu dokonania zgłoszenia nieprawidłowości lub dokonania tzw. publicznego ujawnienia. Wyłączona będzie możliwość wypowiedzenia lub rozwiązania umowy z sygnalistą. Zastosowanie znajdzie mechanizm odwróconego ciężaru dowodu, co oznacza, że w przypadku postępowania przed sądem to przedsiębiorca (pracodawca) będzie musiał udowodnić, że jego działania były uzasadnione.
Dodatkowo, dokonanie zgłoszenia o naruszeniach w dobrej wierze i zgodnie z ustawą ma skutkować niemożliwością poniesienia innych skutków cywilnoprawnych, których szczegółowe wyliczenie znajdzie się w ustawie. Wśród najważniejszych należy wymienić np. ochronę przed możliwością nałożenia na zgłaszającego odpowiedzialności za szkodę poniesioną przez kogokolwiek, wszczęcia lub prowadzenia wobec zgłaszającego postępowania dyscyplinarnego, czy wszczęcia lub prowadzenia wobec zgłaszającego postępowania w przedmiocie zniesławienia lub naruszenia dóbr osobistych.
- Sposób dokonywania zgłoszenia o naruszeniach
Dokonanie zgłoszenia o naruszeniach ma być możliwe za pomocą tzw. wewnętrznego kanału zgłoszeń utworzonego przez dany podmiot, za pomocą zewnętrznych kanałów zgłoszeń do odpowiednich organów państwa (Rzecznika Praw Obywatelskich) oraz za pomocą ujawnienia publicznego.
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych ma mieć charakter wewnątrzzakładowego aktu prawnego i tym samym być jednym ze źródeł prawa pracy. Tym samym jej treść będzie przedmiotem uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi albo konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Istotnym warunkiem w kontekście stworzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń jest wynikający z treści Dyrektywy obowiązek zapewnienia anonimowości sygnalisty oraz przekazania informacji sygnaliście (także anonimowemu) o działaniach i czynnościach podjętych w związku z jego zgłoszeniem.
- Kto musi stworzyć wewnętrzny kanał zgłoszeń?
Obowiązek utworzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń ma objąć wszystkie podmioty w sektorze publicznym oraz podmioty z sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Wyjątkiem będą tutaj podmioty działające w sektorze finansowym – tych organizacji powyższy limit nie będzie dotyczył. Podmioty te będą miały obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
Dla pozostałych podmiotów utworzenie wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń nie będzie obligatoryjne, będę one mogły utworzyć je dobrowolnie, stosując jednak zasady przewidziane w ustawie.
Pracodawca będzie obowiązany zapewnić właściwą organizację przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, w tym ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Bardzo istotne jest odpowiednie zarządzanie zgłoszeniami, w tym powołanie osoby lub grupy osób, które będą planować działania następcze i udzielać sygnalistom informacji o ich podjęciu. Procedura zgłaszania i rozpatrywania zgłoszeń będzie musiała zostać skonsultowana ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.
- Ile czasu pozostało?
Nowa ustawa powinna zacząć obowiązywać najpóźniej 17 grudnia 2021 r. Jednak w stosunku do pracodawców w sektorze prywatnym zatrudniającym do 249 pracowników możliwe jest odroczenie implementacji do 17 grudnia 2023 r. Na chwilę obecną nie jest jasne, czy polski ustawodawca zdecyduje się na skorzystanie z tej możliwości.
- Czego nie wiemy?
Nie znamy jeszcze szczegółów dotyczących wymogów, jakie muszą spełniać wewnętrzne kanały raportowania, nie wiemy też czy projekt ustawy będzie przewidywał wymóg posiadania dedykowanego pracownika (Compliance Officera), do którego obowiązków będzie należała obsługa zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów. Nadal nie wiemy, jak w praktyce będzie określony bezpieczny kanał komunikacji (dedykowany e-mail, infolinia, aplikacja zewnętrzna, inne), ani jakie konkretne obowiązki informacyjne będzie musiał spełnić sygnalista, czy też jakie działania będą musiały być podjęte po przyjęciu zgłoszenia.
Wciąż czekamy na projekt ustawy – jest szansa, że przejdzie on ścieżkę legislacyjną w listopadzie – ale czasu na wdrożenie procedury będzie bardzo mało. Dyrektywa wymaga, aby każda spółka zależna zatrudniająca 250 lub więcej pracowników posiadała odrębny kanał wewnętrzny na poziomie lokalnym i dawała możliwość raportowania na poziomie lokalnym lub grupowym – jesteśmy gotowi do dyskusji na temat polskich wymagań, gdy zostaną one opublikowane w formie projektu ustawy.
W przypadku pytań dotyczących powyższych kwestii, zachęcamy do kontaktu .
KONTAKT
E: magdalena.patryas@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 84
M: +48 502 392 419
E: katarzyna.komulainen@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 77
M: +48 606 760 836
