Stałe miejsce prowadzenia działalności a Krajowy System e-Faktur – co należy wiedzieć?
W związku z nadchodzącym obowiązkowym wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zagraniczne podmioty operujące na polskim rynku coraz częściej zadają sobie pytanie, czy nowe przepisy obejmą również ich działalność. Kluczowym zagadnieniem w tym kontekście jest ustalenie, czy dany podmiot posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej („Fixed Establishment” lub „FE”) na terytorium Polski, które zobowiązuje go do spełniania wymogów KSeF.
Przypominamy bowiem, że obowiązek korzystania z KSeF obejmuje:
- spółki zarejestrowane jako podatnicy VAT, które posiadają siedzibę w Polsce.
- spółki zagraniczne, które posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
W praktyce oznacza to, że jeżeli podatnik posiada FE w Polsce, będzie on zobowiązany do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Dotychczas, ze względu na potencjalną konieczność korekt rozliczeń VAT w odniesieniu do nabywania i świadczenia usług na terenie kraju oraz ze względu na stosunkowo surowe podejście polskich organów do tej kwestii przed 2020 r., podatnicy niejednokrotnie nie decydowali się na potwierdzanie tej kwestii w formie interpretacji indywidualnej prawa podatkowego. Aktualnie jednak, ze względu na łagodniejsze podejście organów podatkowych (wynikające bezpośrednio z korzystnego orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w tym zakresie) oraz faktu, że błędne rozpoznanie FE w kraju może generować dodatkowe ryzyko potencjalnych kar finansowych (sankcje za fakturowanie poza KSeF), można przyjąć, że to dobry moment na potwierdzenie kwestii (nie)posiadania w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Stałe miejsce prowadzenia działalności („FE”) – co oznacza?
Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce dla celów VAT odnosi się do sytuacji, w której spółka spełnia pewne podstawowe wymagania dot. stałości pozwalające jej na odbiór (pasywne FE) lub świadczenie (aktywne FE) usług.
Choć przepisy ustawy o VAT nie definiują wprost FE, jego interpretacja opiera się na przepisach prawa wspólnotowego, orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz krajowym orzecznictwie.
Na podstawie analizy powyższego można stwierdzić, że FE to miejsce inne niż siedziba podatnika, które charakteryzuje się:
- wystarczającą stałością prowadzonej działalności;
- odpowiednią strukturą w zakresie zasobów ludzkich i technicznych;
- zdolnością do konsumpcji lub świadczenia usług;
- możliwością realizacji określonych zadań gospodarczych w sposób niezależny od siedziby podatnika.
Ryzyko uznania, że zagraniczna spółka posiada FE w Polsce może wystąpić więc, gdy przedsiębiorstwo m.in.:
- posiada oddziały lub filie działające w Polsce,
- zatrudnia pracowników w Polsce (lub ma takich pracowników do dyspozycji),
- posiada bądź dysponuje biurami, magazynami lub inną infrastrukturą, taką jak sprzęt czy maszyny na terenie Polski;
- posiada na terenie kraju nieruchomości wraz z obsługującymi je pracownikami;
- posiada bezterminowe kontrakty na terenie Polski;
- świadczy lub konsumuje usługi na terenie Polski;
- podejmuje decyzje operacyjne dotyczące działalności w Polsce w sposób niezależny od głównej siedziby.
Warto podkreślić, iż spełnienie powyższych wymogów może prowadzić do ryzyka uznania istnienia FE w Polsce, jednak w celu uzyskania całkowitej pewności każdy przypadek powinien być rozpatrzony indywidualnie. Może bowiem wydarzyć się zarówno, że powyższe nie są spełnione a FE jest jak i to, że mimo spełnienia niektórych z powyższych, podmiot nie ma FE w kraju.
Konsekwencje posiadania FE w Polsce
Posiadanie przez zagraniczną spółkę FE na terytorium Polski wiąże się z szeregiem konsekwencji podatkowych i administracyjnych. Przede wszystkim, co do zasady jeżeli podmiot zagraniczny posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, usługi świadczone przez i dla takiego miejsca opodatkowane są w kraju (a nie np. w kraju siedziby spółki przy użyciu tzw. odwrotnego obciążenia).
Oznacza to, że spółka posiadająca FE jest z jednej strony zobowiązana do zarejestrowania się jako podatnik VAT w Polsce i składania deklaracji VAT zgodnie z polskimi przepisami (podobnie jak zagraniczne spółki wykazujące w kraju jedynie ruch towarowy dla celów VAT) ale dodatkowo wykazuje ona świadczenie przez siebie usług na terytorium Polski (tj. ze stawką krajową a nie bez VAT na zasadzie odwrotnego obciążenia z kraju siedziby). Dodatkowo, posiadanie FE umożliwia również odliczenie VAT naliczonego na zakupach usług dokonanych na potrzeby działalności FE w Polsce.
Wraz z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF do powyższych dodać należy również obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF oraz ryzyko sankcji za robienie tego poza tym systemem.
Niewystawienie faktury za pośrednictwem KSeF, mimo obowiązku, może skutkować dotkliwymi karami finansowymi, sięgającymi nawet 100% kwoty VAT zawartego na fakturze (lub 18,7 % kwoty faktury w przypadku gdy nie został na niej wykazany podatek).
Jak zminimalizować ryzyko?
Aby zminimalizować ryzyko związane z nieświadomym posiadaniem FE w Polsce warto, korzystając z pozytywnego dla podatników orzecznictwa TSUE, wystąpić do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w tym zakresie. Dzięki temu możliwe będzie jednoznaczne ustalenie, czy dany podmiot posiada FE na terytorium Polski i tym samym czy zobowiązany jest do korzystania z KSeF.
Biorąc pod uwagę powyższe, zachęcamy Państwa do dokładnej analizy swojej sytuacji podatkowej i rozważenia złożenia takiego wniosku, jeśli wynik takiej analizy wygeneruje u Państwa wątpliwości co do swojego statusu. Wczesne potwierdzenie tej kwestii pozwoli na uniknięcie komplikacji w przyszłości i zapewni pełną zgodność z nowymi przepisami.
W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, nasz zespół pozostaje do Państwa dyspozycji. Chętnie pomożemy w interpretacji przepisów oraz doradzimy, jakie kroki należy podjąć w celu spełnienia wymogów związanych z KSeF.
KONTAKT
E: aleksandra.kalinowska@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 70
M: +48 724 440 693
E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038
E: tomasz.dereszewski@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 88