E-posiedzenia wspólników, zarządów, rad nadzorczych
Rozprzestrzenianie się COVID-19 powoduje istotne utrudnienia w funkcjonowaniu spółek kapitałowych. Ograniczenie swobodnego przemieszczania się, kwarantanna czy samo ryzyko zarażenia się wirusem nie sprzyjają organizowaniu przez nie tradycyjnych posiedzeń organów. Rozwiązaniem, które pozwala uniknąć paraliżu decyzyjnego jest ich organizacja przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, m.in. w formie wideokonferencji lub telekonferencji (tzw. e – posiedzenia).
E-zgromadzenia wspólników
Obowiązujący do 31 marca 2020 r. art. 234¹ § 1 Kodeksu spółek handlowych dopuszczał organizację e-zgromadzeń wspólników spółki z o.o. wyłącznie wtedy, gdy taka możliwość została przewidziana w umowie spółki. Wskutek będącej rezultatem COVID-1 nowelizacji wskazanego przepisu, objęta nim zasada uległa odwróceniu. W konsekwencji, na dzień dzisiejszy, jeżeli umowa spółki tego nie zabrania w zasadzie zawsze można wziąć udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W zasadzie, ponieważ poniekąd zależy to od woli zwołującego zgromadzenie, który w zawiadomieniu o jego zwołaniu powinien przewidzieć taką możliwość.
Dzięki dopuszczeniu możliwości e-zgromadzeń wspólnicy przebywający w różnych miastach, w różnych krajach, a nawet na różnych kontynentach, nie muszą przylatywać do miasta stanowiącego siedzibę ich spółki, żeby np. zatwierdzić jej sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Wystarczy, że spotkają się online, np. korzystając ze Skype lub innej podobnej aplikacji. Uczestnicząc w takim zgromadzeniu będą mogli w toku obrad komunikować się w czasie rzeczywistym z pozostałymi uczestnikami zgromadzenia, a przede wszystkim wykonywać prawo głosu (osobiście lub przez pełnomocnika).
Szczegółowe zasady dotyczące zwoływania oraz przebiegu e-zgromadzeń powinny zostać ujęte w regulaminie sporządzonym przez radę nadzorczą, a w przypadku jej braku, przez wspólników. W regulaminie takim można uregulować rozmaite kwestie (np. zasady ich protokołowania). Przede wszystkim należy jednak pamiętać o uwzględnieniu w nim rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo e-zgromadzeń, w tym zapewnienie należytej identyfikacji osób w nich uczestniczących (dotyczy to przede wszystkim zgromadzeń, które odbywają się bez przekazywania obrazu), jak również bezpiecznej komunikacji elektronicznej między nimi. Wspólnicy mogą przyjąć regulamin bez odbycia zgromadzenia, jeżeli reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na jego treść.
Opisane powyżej zasady dotyczące e-zgromadzeń w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w sposób tożsamy zostały uregulowane w odniesieniu do spółki akcyjnej w art. 4065 Kodeksu spółek handlowych.
E-posiedzenia zarządu
Do 31 marca br. obowiązujące przepisy prawa nie przewidywały innej możliwości przeprowadzenia posiedzenia zarządu spółki z o.o. niż w formie tradycyjnej. Mimo to, jak pokazuje praktyka, e-posiedzenia zarządu były organizowane. Dopuszczalność ich przeprowadzania uzasadniano twierdzeniem, że skoro przepisy tego wprost nie zakazują, a możliwość taka została przewidziana w umowie spółki, to dlaczego nie skorzystać z takiego rozwiązania. Wątpliwości dotyczące zdalnego podejmowania decyzji przez zarząd postanowiono rozwiać przy okazji regulowania e-zgromadzeń wspólników. Rezultatem tego jest dodanie do art. 208 KSH kilku dodatkowych paragrafów: § 5¹, § 5² oraz § 5³. Ze wskazanych przepisów wynika wprost, że jeżeli umowa spółki tego nie wymaga, w posiedzeniu zarządu nie trzeba brać udziału osobiście. Dopuszczalny jest udział w nim przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Przy wykorzystywaniu tych środków można również podejmować uchwały. Głosować nad uchwałami można również w trybie pisemnym, w tym poszczególne osoby wchodzące w jego skład mogą oddać swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka tego organu. Wszystko to jest możliwe, jeżeli w umowie spółki nie zostało to zakazane.
Podobne rozwiązania zostały wprowadzone do Kodeksu spółek handlowych w odniesieniu do spółki akcyjnej (art. 371 § 3¹, § 3², § 3³).
E-posiedzenia rady nadzorczej
Organizowanie e-posiedzeń Rady Nadzorczej było możliwe od dawna. Warunkiem tego było zawarcie stosownych postanowień w tym przedmiocie w umowie spółki. W obecnym stanie prawnym funkcjonuje rozwiązanie identyczne, jak opisano w odniesieniu do posiedzeń e-zarządu oraz e-zgromadzeń wspólników: jeżeli umowa spółki nie zabrania zdalnego odbycia się posiedzenia rady nadzorczej, to nie ma przeszkód, by przeprowadzić je w formie wideo lub telekonferencji. Konsekwencją powyższego – o ile umowa spółki nie stanowi inaczej – jest także dopuszczalność podejmowania uchwał rady nadzorczej w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała podjęta w takim trybie jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści jej projektu oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały (chyba że w umowie spółki przewidziano surowsze wymogi podejmowania uchwał w tym trybie).
Członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej. Co ciekawe, omawiany tryb podejmowania uchwał może dotyczyć także uchwał, dla który wymagany jest głosowanie tajne. Ważne, żeby żaden z członków rady nie zgłosił sprzeciwu w tym zakresie.
Identyczne zasady dotyczą również spółki akcyjnej. Zawarto je w art. 388 § 1¹ – § 3¹ KSH.
Podsumowanie
Opisane powyżej zmiany dotyczące organizacji e-posiedzeń organów spółek kapitałowych należy ocenić pozytywnie. Oczekiwano na nie od dawna, jednak uregulowanie tych kwestii nigdy nie było dość pilne. Dopiero dezorganizacja wywołana pandemią pokazała, że należy szybko zająć się tym tematem. Choć jeden pozytyw wynikający z zaistniałej sytuacji! Zapewne organy spółek chętnie będą korzystać z możliwości zdalnego podejmowania uchwał także wtedy, gdy życie wróci do normy.
AUTORZY WPISU
E: natalia.gawel@pl.Andersen.com
T: +48 509 994 691
E: adrian.luty@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 97