Ograniczenie kosztów funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w okresie pandemii.
W obecnej sytuacji epidemicznej i gospodarczej, wiele przedsiębiorstw stara się redukować koszty swojej działalności. Jednym z obszarów, w których możliwa jest tego rodzaju redukcja, jest fundusz świadczeń socjalnych. Niektóre możliwości prawne w tym zakresie przedstawiamy poniżej.
Mając na uwadze fakt, że funkcjonowanie Funduszu obciąża w sposób znaczny finanse podmiotów gospodarczych, pewne możliwości dotyczące zmniejszenia tego obciążenia przewidziano w tzw. tarczy antykryzysowej dla przedsiębiorców (Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, dalej: „Ustawa COVID 19”). Zgodnie z art. 15ge ustawy COVID 19, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń:
- nie stosuje się postanowień regulaminów wynagradzania oraz układów zbiorowych pracy, ustalających wyższy odpis na Fundusz niż określa to Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (z mocy prawa zastosowanie znajdzie zatem ustawowa wysokość odpisu);
- pracodawca może zawiesić obowiązki:
- tworzenia lub funkcjonowania ZFSŚ,
- dokonywania odpisu podstawowego,
- wypłaty świadczeń urlopowych.
Jeżeli chodzi o wskazany punkt 2, aby skorzystać z możliwości przewidzianych w tarczy, pracodawca musi zawrzeć stosowne porozumienie z organizacjami związkowymi. Jak należy rozumieć, nie jest konieczne dokonywanie zmiany regulaminu wynagrodzeń (wystarcza samo porozumienie). Należy przy tym wskazać, że zawieszenie wskazanych obowiązków dotyczących Funduszu może trwać do końca stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Jeżeli w danym zakładzie brak jest związków zawodowych, pracodawca może podjąć decyzję samodzielnie.
W powyższym przepisie wskazano, że z instrumentów w nim wymienionych skorzystać mogą jedynie tacy przedsiębiorcy, u których nastąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążeń funduszu wynagrodzeń (wg. kryteriów określonych Ustawie COVID-19). Należy jednak zaznaczyć, że pozostali pracodawcy mają podobne możliwości, na podstawie innych aktów prawnych.
Po pierwsze, pracodawcy mają możliwość zmiany (zmniejszenia) wysokości odpisu na Fundusz. Zgodnie z art. 4 ust. 2 Ustawy o ZFŚS, u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty możliwe jest w zasadzie dowolne kształtowanie wysokości odpisu. Aby tego dokonać wystarczające jest wprowadzenie odpowiednich postanowień określających wysokość odpisu do Regulaminu wynagradzania.
Po drugie, istnieje możliwość zawieszenia Funduszu, w oparciu o przepisy kodeksu pracy. Zgodnie z art. 91 k.p., jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, może być zawarte porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. W konsekwencji moim zdaniem możliwe jest zawieszenie stosowania zakładowego Regulaminu Funduszu. Porozumienie w tym przedmiocie zawiera pracodawca i organizacja związkowa bądź przedstawicielstwo pracowników (jeżeli w danym zakładzie nie funkcjonują związki). Zawieszenie to nie może trwać dłużej niż przez okres 3 lat. Ponadto, pracodawca ma obowiązek niezwłocznego przekazania porozumienia okręgowemu inspektorowi pracy.
I po trzecie, w oparciu o Ustawę o ZFŚŚ możliwa jest również całkowita rezygnacja z prowadzenia Funduszu. W tym celu należy wprowadzić odpowiednie zmiany do regulaminu wynagradzania. Co przy tym ważne, nawet po rezygnacji z Funduszu, zgromadzone na rachunku Funduszu środki powinny być wydatkowane na cele socjalne oraz odbywać się na zasadach przewidzianych w Ustawie o ZFŚS (w szczególności rozdysponowując te środki należy uwzględniać sytuację życiową, materialną i rodzinną osób uprawnionych).
Jak widać, zarówno przepisy tarczy antykryzysowej, jak i dotychczasowe rozwiązania prawne umożliwiają pracodawcom ograniczenie kosztów działalności socjalnej. Oczywiście ich skutkiem jest częściowe zmniejszenie świadczeń z ZFŚŚ dla pracowników, niemniej należy pamiętać, że są to świadczenia uznaniowe, a ich redukcja jest dla pracowników mniej dotkliwa niż np. zmniejszenie etatu, czy ograniczenie wynagrodzenia za pracę spowodowane pogorszeniem sytuacji finansowej pracodawcy. Poza tym instrumenty te wymagają najczęściej współdziałania z reprezentacją pracowników, co pozwala przyjąć, że konkretne, wypracowane przez strony rozwiązania, będą możliwe do zaakceptowania przez wszystkich zainteresowanych.
AUTOR WPISU
E: maciej.pietrzycki@pl.Andersen.com
T: +48 509 995 269