e-Doręczenia – obowiązki i harmonogram wdrożenia
Już w najbliższym czasie wszystkie podmioty objęte ustawą o doręczeniach elektronicznych, w tym w szczególności podmioty publiczne oraz przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS i CEIDG, będą musiały wdrożyć rozwiązania techniczne niezbędne do doręczania i odbierania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. e-Doręczeń).
System e-Doręczeń
e-Doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Co do zasady, korespondencja za pośrednictwem e-Doręczeń będzie bezpłatna, o ile uczestniczy w niej podmiot publiczny.
Przedsiębiorcy wpisani do rejestru CEIDG oraz KRS będą mogli ponadto korespondować za pomocą tego systemu zarówno między sobą, jak i z osobami fizycznymi, które dobrowolnie korzystają z adresu do e-Doręczeń. W tym przypadku pojawi się jednak element odpłatności za przekaz korespondencji.
Obowiązki i harmonogram wdrożenia
Większość podmiotów publicznych będzie zobligowanych do wprowadzenia tego systemu już od 10 grudnia 2023 r., poszczególne grupy będą realizowały ten obowiązek w późniejszym czasie np. w odniesieniu do sądów i prokuratur obowiązek ten powstaje dopiero w 2029 r.
W przypadku przedsiębiorców termin na założenie skrzynki do e-doręczeń jest zależny od daty rejestracji firmy w CEIDG i KRS, i tak też:
- od 10 grudnia 2023 r. obowiązek ten będzie dotyczył przedsiębiorców, którzy zarejestrują swoją działalność w KRS po tym terminie (adres do doręczeń będzie obowiązkowy z chwilą rejestracji) oraz osób wykonujących zawody zaufania publicznego np. radcy prawnego, adwokata, doradcy podatkowego itp.. Spółki zarejestrowane w KRS przed tą datą, będą musiały złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-doręczeń w terminie do 10 marca 2024 roku,
- od 1 stycznia 2024 r. utworzenie adresu do e-Doręczeń będzie obowiązkowym elementem przy okazji rejestracji firmy w CEIDG. Obowiązek ten dotyczyć będzie także przedsiębiorców składających wnioski o zmianę danych w CEIDG w okresie od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku. Przedsiębiorstwa zarejestrowane do dnia 31 grudnia 2023 r. będą natomiast musiały rozpocząć korzystanie ze skrzynki od 1 października 2026 r.
Do tego czasu przedsiębiorcy muszą wyznaczyć administratora skrzynki do doręczeń, który uprawniony będzie do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych i zarządzania skrzynką.
Niezależnie od powyższych terminów przedsiębiorcy już teraz mogą założyć adres i skrzynkę do e-doręczeń i rozpocząć korzystanie z niej.
Uzyskanie adresu do e-Doręczeń
W celu uzyskania adresu do e-Doręczeń oraz dedykowanej skrzynki na platformie e-Doręczeń, konieczne jest złożenie odpowiedniego elektronicznego wniosku oraz uzyskanie wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Po uzyskaniu adresu do e-Doręczeń należy złożyć wniosek o wpis lub aktualizację danych odpowiednio w rejestrze CEIDG lub KRS.
Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez odpowiednie strony i aplikacje temu dedykowane a także przez mObywatel i Konto Przedsiębiorcy.
Wpisanie danego adresu do Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) jest równoznaczne
z wyrażeniem zgody na dostarczanie przez organy administracji korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej.
Brak aktywnej usługi w przewidzianym terminie
Obecnie przepisy ustawy nie przewidują sankcji za brak odpowiedniego dostosowania się do nowych przepisów. Dodatkowo ustawa przewiduje także model doręczeń przy pomocy płatnej usługi hybrydowej (łączonej; elektroniczno-papierowej), polegającej na wydrukowaniu i wysłaniu dokumentów elektronicznych przez Pocztę Polską i dostarczeniu ich w formie papierowej. Nie ma jednak obecnie pewności jak te systemy będą funkcjonowały w praktyce.
KONTAKT
E: marcin.matyka@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 60
M: +48 669 768 444
E: leszek.rydzewski@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 69
M: +48 609 684 072