Jak przygotować się na Krajowy System e-Faktur?
- Minister Finansów opublikował niedawno projekt ustawy o wprowadzeniu tzw. faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowym Systemie e-Faktur.
- Zgodnie z zapowiedziami, projekt ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów i skierowany do prac parlamentarnych w pierwszym kwartale 2021 r.
- Ustawa może wejść w życie już od 1 października 2021 r. Podatnicy będą mieli zatem niewiele czasu na przygotowanie się do zmian i wdrożenie nowych procedur.
Co Ministerstwo Finansów ma w planach?
W dniu 5 lutego 2021 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt ustawy nowelizującej ustawę o VAT w zakresie e-faktur:
- w ramach Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy będą mogli wystawiać i otrzymywać tzw. faktury ustrukturyzowane – sporządzane według jednolitego wzorca i stanowiące rodzaj faktur elektronicznych,
- faktury ustrukturyzowane będą kolejnym rodzajem faktur (obok zwykłych faktur papierowych i stosowanych dotychczas przez podatników faktur elektronicznych),
- faktury ustrukturyzowane będą wystawiane przez podatnika i przesyłane przez niego do Krajowego Systemu e-Faktur i tam zamieszczane,
- po przesłaniu faktury, Krajowy System e-Faktur przydzieli jej numer identyfikujący w systemie z oznaczeniem daty i czasu – w dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej takiego numeru, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną,
- wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur będzie wymagało akceptacji odbiorcy faktur (dotychczasowa zgoda odbiorcy na zwykłe faktury elektroniczne nie będzie skuteczna),
- dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur będzie można uzyskać po zgłoszeniu odpowiednich użytkowników naczelnikowi urzędu skarbowego,
- po uwierzytelnieniu się w systemie, podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do pdf każdą fakturę,
- korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wymagało uwierzytelnienia podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym,
- podatnicy będą zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur – system będzie sam archiwizował dokumenty przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym faktury zostały wystawione,
- do faktur ustrukturyzowanych wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur nie będzie się wystawiać duplikatów faktur (taka faktura nie może bowiem zaginąć lub ulegnąć zniszczeniu),
- do faktur ustrukturyzowanych wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur nie będzie się wystawiać not korygujących w postaci ustrukturyzowanej (podatnicy będą mogli jednak wystawiać do takich faktur zwykłe noty korygujące na dotychczasowych zasadach, tj. poza Krajowym Rejestrem e-Faktur),
- faktur wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur nie trzeba będzie przedstawiać na żądanie organów podatkowych w ramach pliku JPK dla faktur (JPK_FA),
- w przypadku podatników wystawiających w danym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane, czas oczekiwania na zwrot VAT będzie skrócony do 40 dni (zamiast dotychczasowych 60 dni) – po spełnieniu określonych warunków,
- do faktur korygujących zmniejszających wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur nie znajdą zastosowania przepisy wprowadzone przez tzw. Slim VAT – w rezultacie, sprzedawca i nabywca będą mogli pomniejszyć podstawę opodatkowania VAT w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiona zostanie faktura korygująca w postaci ustrukturyzowanej, bez konieczności gromadzenia odpowiedniej dokumentacji (Krajowym System e-Faktur będzie bowiem sam weryfikować moment odebrania faktury korygującej przez nabywcę, dzięki czemu zapewni, że sprzedawca i nabywca rozliczy fakturę korygującą zmniejszającą w tym samym momencie).
Nowe regulacje mogą wejść w życie już od 1 października 2021 r. Na początkowym etapie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, korzystanie z systemu będzie fakultatywne. Jednocześnie, Minister Finansów planuje uczynić korzystanie z systemu obowiązkowym od 2023 r.
Co warto rozważyć przed 1 października 2021 r.?
Pomimo, że do udostępnienia systemu zostało jeszcze ponad pół roku, nasze doświadczenia płynące z wdrożeń przez Ministerstwo Finansów innych rozwiązań wskazują, że już teraz warto podjąć pierwsze kroki w celu umożliwienia swojej organizacji korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności, należy rozważyć następujące działania:
- Audyt dotychczasowych danych przesyłanych do organów podatkowych. W ostatnich latach organy podatkowe zyskały dostęp do bezprecedensowej ilości danych o transakcjach dokonywanych przez podatników (np. elektroniczne sprawozdanie finansowe, pliki JPK, MDR, sprawozdania o terminach zapłaty, informacje TPR). Przed dobrowolnym udostępnieniem kolejnych danych warto dokonać analizy, jakie dane zostały udostępnione dotychczas i do jakich wniosków mogą dojść na ich podstawie władze skarbowe.
- Identyfikacja grup transakcji, do których faktury warto będzie wystawiać w Krajowym Systemie e-Faktur. Każdy biznes jest inny a ustandaryzowane rozwiązania warto dopasować do indywidualnej sytuacji podatnika w taki sposób, aby pomagały realizować obowiązki sprawozdawcze, tym bardziej że niektóre grupy transakcji łatwiej będzie przenieść do Krajowego Systemu e-Faktur podczas gdy inne mogą wymagać podjęcia kroków dostosowawczych. Warto też zidentyfikować kontrahentów, którzy będą chcieli skorzystać z faktur ustrukturyzowanych i przeanalizować dotychczas stosowane postanowienia umowne w zakresie zasad i sposobu odbioru faktur, w tym faktur korygujących.
- Stworzenie procedur i przeszkolenie pracowników. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur spowoduje, że organy podatkowe będą miały dostęp do faktur w czasie rzeczywistym. Z tego powodu, warto stworzyć procedury zapewniające jednolite zasady wystawiania faktur w całej organizacji oraz dostosować odpowiednio systemy informatyczne. Co więcej, pracownicy dedykowani do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur powinni mieć dostęp do aktualnej wiedzy na temat zasad wystawiania faktur.
W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości w zakresie kwestii poruszonych w niniejszej informacji, służymy Państwu pomocą.
KONTAKT
E: monika.winnik@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 62
M: +48 669 486 444
E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038
