Możliwość zdalnego odbycia zgromadzeń organów właścicielskich spółek kapitałowych
I. Warunki odbycia zgromadzenia w formie zdalnej
W ostatniej nowelizacji KSH, będącej częścią specustawy dot. COVID-19, ustawodawca zdecydował się na rezygnację z zasady, zgodnie z którą możliwość zdalnego odbycia zgromadzeń wspólników sp. z o.o. i walnych zgromadzeń w S.A. uwarunkowana była istnieniem w umowie lub statucie spółki postanowień wprost przewidujących taką opcję. Obecnie, możliwość taka wynika bezpośrednio z przepisów KSH, których stosowanie może być wyłączone w umowie lub statucie spółki. Ustawodawca wprowadził zatem w tym zakresie model opt-out w miejsce poprzednio obowiązującego modelu opt-in.
Odbycie zgromadzeń w formie zdalnej wymaga jednak uprzedniego ustalenia zasad przeprowadzania takich zgromadzeń w regulaminie uchwalonym przez radę nadzorczą. Co istotne, regulamin taki może być przyjęty w trybie obiegowym lub na posiedzeniu rady nadzorczej odbywającym się w formie zdalnej. W spółce z o.o. nieposiadającej rady nadzorczej, regulamin określający szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej może być przyjęty uchwałą wspólników podjętą bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
Co warte podkreślenia, regulamin nie może wprowadzać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do odpowiedniej identyfikacji wspólnika oraz do zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji zdalnej. Podstawowe znaczenie dla każdej spółki ma więc odpowiednie wyważenie w regulaminie dwóch wartości: z jednej strony bezpieczeństwa i pewności komunikacji w czasie e-zgromadzenia, z drugiej zaś prawa wspólnika do aktywnego udziału w e-zgromadzeniu. Opracowanie regulaminu e-zgromadzeń w sposób zapewniający optymalną harmonizację powyższych wartości jest szczególnie istotne wobec faktu, że pozbawienie wspólnika możliwości udziału w zgromadzeniu organu właścicielskiego spółki kapitałowej stanowi jedną z przesłanek umożliwiających zaskarżenie uchwały przez wspólnika. Sprzeczność z prawem lub dobrymi obyczajami regulaminu e-zgromadzenia może skutkować uchyleniem albo stwierdzeniem nieważności uchwał podjętych na e-zgromadzeniu.
O tym, czy dane zgromadzenie będzie odbywać się w formie tradycyjnej, czy też zdalnej decyduje podmiot je zwołujący, a więc najczęściej zarząd spółki. W przypadku podjęcia decyzji o zwołaniu zgromadzenia wspólników w spółce z o.o., które ma odbyć się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawiadomienie powinno dodatkowo zawierać informacje o sposobie:
- uczestniczenia w tym zgromadzeniu,
- wypowiadania się w jego trakcie,
- wykonywania na nim prawa głosu,
- wniesienia sprzeciwu do uchwały podjętej na zgromadzeniu zdalnym.
Warto podkreślić, że KSH operuje ogólnym pojęciem „udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej”, pozostawiając spółkom, zgodnie z zasadą neutralności technologicznej ustawy, znaczącą swobodę przy wyborze owych środków. Wybór ten powinien być zdeterminowany specyfiką i potrzebami danej spółki. Minimalnym wymogiem ustawowym jest zapewnienie, aby te środki umożliwiały dwustronną komunikację uczestników e-zgromadzenia w czasie rzeczywistym oraz wykonywanie osobiście albo przez pełnomocnika prawa głosu. W kontekście tzw. e-votingu, szczególnego znaczenia nabiera określenie sposobu potwierdzenia tożsamości wspólnika biorącego udział w e-zgromadzeniu oraz ustalenie metody oddawania głosu (np. poprzez wprowadzenie formularzy głosowania wypełnianych on-line przez wspólnika przed e-zgromadzeniem lub w jego trakcie).
II. Jak możemy Państwu pomóc?
Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie:
- przygotowania regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników / walnym zgromadzeniu, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
- wyboru optymalnej dla danej spółki formy odbycia e-zgromadzenia,
- przygotowania i organizacji e-zgromadzenia od strony prawnej,
- reprezentowania Państwa na e-zgromadzeniu w charakterze pełnomocnika, w tym przewodniczenia obradom,
jak również w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości w zakresie kwestii poruszonych w niniejszej informacji, prosimy Państwa o kontakt.
KONTAKT
E: marcin.matyka@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 60
M: +48 669 768 444
E: michal.blach@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 50