Czy pracodawca musi tłumaczyć dokumenty przy zatrudnianiu cudzoziemców? Umowy, BHP i ryzyka prawne.
Zatrudnianie cudzoziemców staje się w Polsce coraz powszechniejsze. Wiąże się to z licznymi wyzwaniami i dodatkowymi obowiązkami po stronie pracodawców. W jakim języku powinna być sporządzona umowa z cudzoziemcem? Co grozi za brak tłumaczenia lub szkolenia bhp w zrozumiałym języku? Czy podpis pracownika gwarantuje pracodawcy bezpieczeństwo?
Czy trzeba tłumaczyć umowę o pracę dla cudzoziemca?
Choć zgodnie z ogólną zasadą, umowy z zakresu prawa pracy sporządza się w języku polskim, tak w przypadku zatrudniania cudzoziemców kluczowe znaczenie mają przepisy ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Pod rygorem grzywny zobowiązuje ona pracodawców do:
- przedstawienia umowy w wersji zrozumiałej dla cudzoziemca przed jej podpisaniem (jeżeli umowa sporządzona jest po polsku), albo
- przechowywania tłumaczenia przysięgłego umowy sporządzonej w języku obcym (jeśli umowa jest sporządzona w języku obcym).
Najprostszym i zgodnym z przepisami rozwiązaniem jest zatem przygotowanie dwujęzycznej wersji umowy. Na marginesie warto wspomnieć, że analogiczne zasady dotyczą powierzania cudzoziemcom pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.
Czy regulamin pracy i inne dokumenty muszą być przetłumaczone?
Prawo pracy wymaga przekazania pracownikom szeregu informacji i dokumentów, np. regulaminu pracy, informacji o warunkach zatrudnienia czy dokumentów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Ponadto, w toku pracy pracodawca ustala różnego rodzaju wewnętrzne procedury, polityki czy instrukcje, a przepisy nie przewidują obowiązku ich tłumaczenia.
Mimo to, w naszej ocenie warto, aby także i one były sporządzone w języku zrozumiałym dla cudzoziemców. Przekazanie ich wyłącznie w języku polskim może bowiem skutkować trudnościami w kierowaniu pracownikami (nie będą oni znali obowiązujących procedur). Z kolei w przypadku zamiaru zwolnienia pracownika, będzie mógł on wykazywać przed sądem, że nie wiedział o zasadach obowiązujących w zakładzie pracy (których naruszenie zarzuca mu pracodawca), co zwiększy ryzyko przegrania sporu przez pracodawcę.
W jakim języku przeprowadzać szkolenie bhp?
Przepisy nie określają wprost, w jakim języku powinny być przeprowadzane szkolenia z zakresu bhp. Jednocześnie jednak to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zaznajamiania z nimi pracowników oraz zakaz dopuszczenia do pracy pracownika, który tych zasad nie zna. Ma on również obowiązek przekazania pracownikom instrukcji bhp, które powinny być dla nich zrozumiałe.
Z naszych doświadczeń wynika, że powyższe kwestie mają kluczowe znaczenie w razie zajścia wypadku przy pracy. Jeżeli bowiem pracodawca w rzeczywistości nie zaznajomił pracownika z zasadami bhp, to może ponosić odpowiedzialność zarówno cywilną, jak i karną. Nie zmienia tego w naszej ocenie fakt, że dany pracownik wcześniej podpisał np. kartę szkolenia bhp sporządzoną wyłącznie w języku polskim.
W związku z tym rekomendujemy, aby:
- szkolenie bhp było przeprowadzone w języku zrozumiałym dla pracownika (niekoniecznie jego ojczystym) lub przy asyście tłumacza,
- dokumentacja potwierdzająca szkolenie była sporządzona dwujęzycznie (w języku polskim i w języku zrozumiałym dla pracownika),
- instrukcje bhp, w tym obsługi maszyn i urządzeń oraz wykonywania prac związanych z zagrożeniami, były sporządzone w języku zrozumiałym dla pracownika, który pracuje na danym stanowisku.
Warto zaznaczyć, że nie w każdym przypadku tłumaczyć trzeba całe dokumenty – istotne jest to, aby pracownik otrzymał taki pakiet informacji, który będzie mu pozwalał wykonywać pracę w sposób bezpieczny. Przykładowo, obowiązek pracodawcy dotyczący informowania o ryzyku nie musi polegać na tym, że przetłumaczona ocena ryzyka jest wręczana pracownikowi – dla jego realizacji ważne jest bowiem to, aby poznawali oni wyniki oceny ryzyka i informacje o środkach prewencyjnych. Pamiętać przy tym trzeba o przechowywaniu w aktach osobowych potwierdzenia poinformowania pracownika o tym ryzyku.
***
Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z szeregiem obowiązków formalnych. Kwestia tłumaczenia dokumentów to tylko jeden z wielu aspektów, które należy wziąć pod uwagę. W razie pytań związanych z zagadnieniem zatrudniania cudzoziemców, zapraszamy do kontaktu!
AUTORZY WPISU
E: pawel.grzembka@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 50
E: paulina.kajdan@pl.Andersen.com
T: 32 731 68 50