Dlaczego uregulowanie pracy zdalnej zabiera tyle czasu i budzi kontrowersje?
Za kilka miesięcy będziemy obchodzić 3. rocznicę wprowadzenia pierwszego lockdownu. Wspominam o tym nie dlatego, że my w Polsce wyjątkowo lubimy celebrować rocznice i święta (przy okazji te, które lubię szarą jesienią, to np. Międzynarodowy Dzień Tolerancji przypadający na 16 listopada czy Światowy Dzień Życzliwości obchodzony 21 listopada), ale aby uzmysłowić sobie i Państwu, że pod względem organizacji pracy świat stanął na głowie już długi czas temu, a dobrych przepisów na temat home office w Polsce nadal brak.
Nie znaczy to, że ich nie ma wcale. Oczywiście mamy wprowadzone w marcu 2020 przepisy tzw. ustawy antycovidowej (a praktycznie jeden artykuł tejże ustawy). To tymczasowe rozwiązanie wprowadzone na czas zagrożenia epidemicznego lub epidemii ma się dobrze, w praktyce na jego podstawie wielu z nas funkcjonuje do dziś, jest bowiem dość elastyczne – czemu więc, pytają niektórzy, zmieniać coś, co działa? Czy lepsze nie jest wrogiem dobrego?
Otóż nie do końca – obecne przepisy są pisane naprędce i w założeniu tymczasowe – obowiązują obok wprowadzonej do kodeksu pracy jeszcze w 2007 roku telepracy. Konia z rzędem temu, kto w prosty sposób wyjaśni różnicę między pracą zdalną a telepracą. Remote work, teleworking i home office to przecież w wielu krajach synonimy. A u nas nie dość, że pracę poza siedzibą pracodawcy definiują i odmiennie regulują dwa akty prawne, to jeszcze jeden z nich jest rozwiązaniem „około covidowym” czyli tymczasowym. Jeśli więc organizacja staje teraz przed zadaniem uregulowania pracy zdalnej na nowo, bo centrala lub zarząd postanawiają o zmianie jej wykonywania i pyta polskiego menedżera HR, jak to zrobić, to w świetle zapowiadanych zmian w polskich regulacjach, jak?
Od jakiegoś czasu znamy projekt i uzasadnienie projektu zmian do kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej. Nowe przepisy mają zastąpić zarówno kodeksową telepracę, jak i uchylić przepisy antycovidowe w tym zakresie. Projekt zawiera nową definicję pracy zdalnej (praca wykonywana częściowo lub całkowicie w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą), przewiduje, że jej wykonywanie będzie musiało być – co do zasady – uzgodnione z pracodawcą przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Wyjątkiem będzie wystąpienie nadzwyczajnego zdarzenia – siły wyższej, stanu epidemii etc. – kiedy to pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi ten rodzaj pracy, a więc „wysłać go na home office. Wreszcie wskazuje grupy pracowników, którzy będą uprawnieni do wystąpienia z wiążącym wnioskiem do pracodawcy (pracownice w ciąży, opiekunowie osób niepełnosprawnych i dzieci do lat 4). Taka praca będzie mogła też być wykonywana okazjonalnie – czyli do 24 dni w roku kalendarzowym, jeżeli pracownik wystąpi z taką inicjatywą (jest to jednak rozwiązanie doraźne i nie będzie musiało być uregulowane w dokumentach wewnętrznych pracodawcy).
Zasadniczo kwestie wykonywania pracy zdalnej będą musiały by uregulowane czy to w porozumieniu ze związkami zawodowymi, czy w regulaminie, czy wreszcie w porozumieniu z pracownikiem. W tych dokumentach będzie trzeba określić zarówno zasady pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy w domu lub innym uzgodnionym miejscu, jak i kwestie komunikacji z pracownikiem oraz kontroli i rozliczania pracy zdalnej, procedur bhp, procedury w zakresie ochrony danych osobowych, zasady konserwacji i aktualizacji oprogramowania i wymiany oraz serwisu sprzętu.
I jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Bo nie dość, że pracodawca będzie musiał ustalić te zasady w porozumieniu z organizacjami związkowymi (a pytanie o to jaka powinna być wysokość ryczałtu za prąd i Internet jest najczęściej zadawanym podczas naszych szkoleń czy spotkań z klientami), to jeszcze stworzyć dodatkowe dokumenty dla pracowników pracujących zdalnie czy hybrydowo oraz przeprowadzić odpowiednie szkolenia. Mowa tu np. o projektowanym przepisie odnośnie do procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej, o nowej ocenie ryzyka zawodowego, o przygotowaniu informacji o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywani tejże pracy itd.
Warto pamiętać, że projekt na obecnym etapie zawiera bardzo krótkie vacatio legis – jedynie 14 dni (2 miesiące dla przepisów o pracy zdalnej). W tym czasie stworzenie efektywnego systemu organizacji pracy zdalnej jest niemożliwe. Co więcej, ustawodawca penalizuje wdrożenie takiej pracy bez przekazania pracownikom niektórych dokumentów. W praktyce może to oznaczać, że niektórzy pracodawcy odwołają z dnia na dzień sprawdzony system home office uzasadniając to potrzebą ustaleń ze stroną pracowniczą oraz czasu na opracowanie odpowiednich dokumentów.
Po co nam taki formalizm? W wielu wypowiedziach podkreśla się, że projektowane rozwiązania stanowią pewien kompromis co do oczekiwań pracodawców i pracowników. Czy jednak na etapie konstruowana procedur i regulaminów nie napotkamy na przeszkody dotyczące właściwej interpretacji przepisów (np. na temat równego traktowania pracowników pod względem owocowych wtorków czy firmowej pizzy)? Czy też ugrzęźniemy w dyskusjach na temat licznych wyjątków czy specyficznych sytuacji mogących pojawiać się w przyszłości?
Projekt został właśnie skierowany do Sejmu przez Komisję Nadzwyczajną do spraw zmian w kodyfikacjach– jeśli zmiany zostaną uchwalone w obecnym kształcie, przepisy o pracy zdalnej zaczną obowiązywać 2 miesiące po ogłoszeniu.
Zachęcamy Państwa do rozpoczęcia prac nad zasadami pracy zdalnej według nowych przepisów. Ich brzmienie może się zmienić, ale niektóre kwestie można dyskutować i komunikować wcześniej. Jak często wskazuję, nie ma jednego uniwersalnego modelu pracy zdalnej – o jego faktycznym sukcesie zadecydujecie Państwo: pracodawcy i pracownicy.
AUTOR WPISU
E: magdalena.patryas@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 84
M: +48 502 392 419