HReports | Umowy B2B, przejrzystość wynagrodzeń i nowe obowiązki pracodawców
Pierwsze miesiące 2026 roku przynoszą kolejne zmiany istotne z perspektywy pracodawców i działów HR. Nowe regulacje obejmują m.in. zasady rekrutacji, przejrzystość wynagrodzeń, dokumentację pracowniczą oraz cyfryzację procesów zatrudnienia. Komentujemy także ostatnie doniesienie prasowe co do dalszych losów „reformy” PIP i dlaczego wstrzymanie prac nad projektem ustawy dotyczącej przekształcania umów B2B i cywilnoprawnych nie oznacza końca ryzyka związanych z kontrolami Państwowej Inspekcji Pracy oraz ZUS.
Przekształcanie umów cywilnych w umowy o pracę – co dalej?
Na początku bieżącego roku szerokim echem odbiła się decyzja Premiera Donalda Tuska o tym, by nie procedować dalej projektu ustawy nadającej inspektorom pracy prawo do zmiany umów cywilnych oraz B2B w umowy o pracę. Czy oznacza to jednak, że temat jest definitywnie zamknięty, a weryfikacja umów przez podmioty zatrudniające – zbędna? Naszym zdaniem nie.
Przede wszystkim należy pamiętać, że reforma Inspekcji Pracy została zapisana w Krajowym Planie Odbudowy, co powoduje, że w takim czy innym kształcie powinna zostać przeprowadzona. Dlatego należy spodziewać się, że prace nad ustawą będą kontynuowane, co potwierdził Premier (choć nie jest to już tak rozpowszechnioną medialnie informacją). Pracami nad nowym projektem zajmie się minister pracy we współpracy z ministrem sprawiedliwości, przy czym zaznaczono, że zwiększona zostanie rola sądów w stosunku do roli urzędników tj. głównie Inspektorów pracy.
Ponadto, już teraz prawo do ustalania płatnika składek (czyli rzeczywistego pracodawcy) posiada Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który może wydać w tym zakresie decyzję. Co więcej, sama Inspekcja Pracy może także zakwestionować umowę cywilną czy B2B, jeżeli tylko Inspektor podczas kontroli ustali, że w przypadku takich umów spełnione są cechy stosunku pracy. Wymaga to wszczęcia i przeprowadzenia postępowania przed sądem pracy, niemniej ze statystyk wynika, że około 1/3 takich spraw sądy rozstrzygają na korzyść osób zatrudnionych. Skala działań Inspekcji pracy w tym zakresie nie jest przy tym marginalna. Z ministerialnych statystyk wynika, że każdego roku inspektorzy kwestionują tysiące umów cywilnych zawartych w warunkach wskazujących na istnienie stosunku pracy m.in. wydając w tych sprawach wystąpienia i polecenia (tylko w latach 2022-24 dotyczyły one ponad 11 tysięcy osób).
Należy mieć na uwadze, że medialne doniesienia dotyczące losów konkretnego projektu ustawy nie oznaczają, że zagadnienie to można całkowicie pominąć. Niewykluczone jest bowiem pojawienie się w przyszłości nowej propozycji legislacyjnej, która – przynajmniej w pewnym zakresie – może oddziaływać również na wcześniejsze stany faktyczne. Niezależnie od tego, pracodawca w każdej chwili może zostać objęty kontrolą ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy, obejmującą treść i sposób wykonywania zawieranych umów.
Z tego względu bieżąca weryfikacja stosowanych kontraktów cywilnoprawnych pozostaje działaniem zasadnym i rekomendowanym, pozwalającym na zabezpieczenie interesów podmiotu zatrudniającego oraz ograniczenie ryzyk organizacyjnych i finansowych.
Elektroniczne potwierdzenia szkolenia BHP
Od 12 grudnia 2025 roku obowiązuje zmienione rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Nowe przepisy dają możliwość potwierdzenia odbycia instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, a także przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku w sposób papierowy lub elektroniczny.
W przypadku potwierdzenia elektronicznego pracodawca sporządza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis odpowiednio pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej. Dodatkowo, pracodawca musi dołączyć do karty szkolenia wstępnego opisane wyżej potwierdzenie.
Opisane zmiany pozwalają na potwierdzenie odbycia szkolenia przez pracownika np. za pośrednictwem e-maila – dotychczas wymagany był własnoręczny podpis lub podpis elektroniczny równoważny dla podpisu własnoręcznego.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001640
Luka płacowa w wynagrodzeniach – przejrzystość płac i nowe obowiązki pracodawców
Opublikowano projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę. Projekt ten ma na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.
Głównymi założeniami wprowadzanych przepisów ma być zlikwidowanie luki płacowej w zarobkach kobiet i mężczyzn. Pracownicy mają mieć możliwość uzyskania informacji na temat jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę.
Dodatkowo pracownikowi nie będzie można uniemożliwić ujawniania informacji o jego wynagrodzeniu w celu realizacji praw wynikających z zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
Przepisy będą wymagały od pracodawcy podjęcia dodatkowych działań np. w zakresie wartościowania pracy pracowników czy określenia kryteriów ustalania wynagrodzeń.
Przepisy mają wejść w życie 7 czerwca 2026 r.
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12405300/katalog/13175852#13175852
System do zawierania umów z pracownikami już działa
7 stycznia 2026 r. został wdrożony system do obsługi umów, który umożliwia elektroniczne zawieranie umów z pracownikami. W ramach systemu jest możliwe zawarcie m.in. umowy o pracę czy umowy zlecenia.
W pierwszej fazie dostęp do systemu mają:
- osoby fizyczne,
- mikroprzedsiębiorcy,
- podmioty zatrudniające do 9 pracowników,
- rolnicy.
System daje możliwość sprawniejszego załatwiania formalności związanych z zatrudnieniem. System jest dostępny pod adresem praca.gov.pl Potencjalnie system ma zostać rozszerzony o funkcje związane z ZUS i urzędami skarbowymi czy inne funkcje HR.
Sąd potwierdził prawo do wynagrodzenia wypłacanego „pod stołem”
Sąd Okręgowy w Gdańsku potwierdził, że pracownik ma prawo do wynagrodzenia wypłacanego „pod stołem”.
W analizowanej sprawie strony umówiły się na wynagrodzenie w kwocie 18.000 zł miesięcznie. Pisemna umowa o pracę wskazywała jednak, że pracownik ma zarabiać 10.000 netto. Dodatkową cześć wynagrodzenia (8.000 zł) pracodawca wypłacał pracownikowi w inny sposób. W pewnym momencie pracodawca przestał wypłacać całość umówionego wynagrodzenia ograniczając się do kwoty wynikającej z umowy o pracę.
Sąd uznał, że strony w rzeczywistości uzgodniły wynagrodzenie w wysokości 18.000 zł netto i to ta kwota była należna powodowi. W ocenie sądu postanowienia umowy miały charakter pozorny, natomiast faktyczny sposób jej wykonywania wskazywał na inną, rzeczywiście uzgodnioną treść. Regularna wypłata wynagrodzenia w określonej wysokości została uznana za dorozumiane ukształtowanie warunków umowy (per facta concludentia).
Wyrok potwierdza, że pracownik może dochodzić swojego wynagrodzenia nawet w przypadku, gdy wynagrodzenie jest stale wypłacane „pod stołem”, a treść umowy nie określa rzeczywistej wysokości umówionego wynagrodzenia.
https://orzeczenia.gdansk.so.gov.pl/content/$N/151015000003521_VII_P_000025_2023_Uz_2025-12-12_001
Nowe zasady rekrutacji
Z końcem grudnia 2025 roku weszły w życie nowe przepisy Kodeksu pracy zmieniające zasady prowadzenia rekrutacji przez pracodawców.
Istotną zmianą jest konieczność zapewnienia przez pracodawcę neutralnych płciowo ogłoszeń o naborze na określone stanowisko. Dodatkowo, pracodawca nie może zapytać o obecne czy wcześniejsze wynagrodzenie kandydata.
Pracodawca powinien również udostępnić kandydatowi informację na temat wysokości wynagrodzenia lub jego przedziału. Informacje te powinny być przekazane:
- w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
- przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa powyżej,
- przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa powyżej, albo przed rozmową kwalifikacyjną.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000807/O/D20250807.pdf
Nowe minimalne wynagrodzenie
Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto. Wynagrodzenie wzrosło o 140 zł brutto. Minimalne wynagrodzenie godzinowe wynosi obecnie 31,40 zł/h.
Warto zauważyć, że wysokość minimalnego wynagrodzenia ma również wpływa na inne świadczenia np. w zakresie dodatku za pracę w porze nocnej.
Staż pracy – już można składać wnioski do ZUS
Do stażu pracy będą wliczane również okresy wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia oraz prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Zmiany te wejdą w życie od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym oraz od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym.
Pracownik będzie zobowiązany do wykazania okresów podlegających zaliczeniu do stażu pracy. W praktyce nastąpi to poprzez przedłożenie odpowiednich dokumentów, w szczególności zaświadczenia z ZUS potwierdzającego m.in. podleganie ubezpieczeniom społecznym z tytułu wykonywania umowy zlecenia lub opłacanie składek w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Zaświadczenie można uzyskać za pośrednictwem https://www.zus.pl/ezus/logowanie. W systemie należy wybrać usługę: „Złożenie wniosku USP. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczenia dla celów doliczania okresów do stażu pracy”. Otrzymane zaświadczenie należy przekazać pracodawcy.
AUTOR WPISU
E: piotr.krupa@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 52
M: +48 502 109 333