Śmierć pracownika – jakie są obowiązki pracodawcy?
Śmierć pracownika to wyjątkowo trudny moment, zarówno z ludzkiego, jak i organizacyjnego punktu widzenia. W takiej sytuacji na pracodawcy spoczywają także określone obowiązki formalne.
W powszechnej opinii, w razie śmierci osoby fizycznej jej majątek przejmują spadkobiercy, czyli osoby dziedziczące na mocy ustawy lub testamentu. Prawo pracy przewiduje jednak specyficzne rozwiązania dotyczące skutków śmierci pracownika, warto zatem wiedzieć, co powinien zrobić pracodawca w takim przypadku. W tym wpisie wyjaśniam, co zrobić w razie śmierci pracownika, komu przysługują świadczenia i jak uniknąć błędów, które mogą kosztować firmę podwójną wypłatę.
Skutki prawne śmierci pracownika
Podstawowym skutkiem śmierci pracownika jest wygaśnięcie umowy o pracę z mocy samego prawa. Pracodawca nie musi zatem wykonywać żadnych działań w celu zakończenia stosunku pracy. Musi jednak sporządzić świadectwo pracy i włączyć je do akt osobowych.
Kto może odebrać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy może być wydane wyłącznie na wniosek złożony przez małżonka lub inną osobę uprawnioną do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie braku takich osób – na wniosek spadkobiercy.
Warto w tym miejscu przypomnieć, że poza małżonkiem, do renty rodzinnej uprawnieni mogą być następujący członkowie rodziny (w razie spełnienia określonych warunków, np. wieku):
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione;
- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
- rodzice (w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające).
Ten sam krąg członków rodziny uprawniony jest do żądania kopii dokumentacji pracowniczej oraz jej odbioru po upływie okresu przechowywania, przy czym w takim przypadku bez znaczenia pozostaje prawo do renty rodzinnej.
Wynagrodzenie po śmierci pracownika – komu się należy?
Śmierć pracownika wpływa również na kwestie związane z należnym wynagrodzeniem i innymi świadczeniami, takimi jak ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przepisy przewidują w tym zakresie szczególną procedurę, której celem jest umożliwienie szybkiej i sprawnej wypłaty należnych środków.
I tak, do odbioru niewypłaconego wynagrodzenia uprawnieni są małżonek oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej, a należne pieniądze powinni oni otrzymać w częściach równych.
Tylko w sytuacji, w której nie ma takich osób, prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą do spadku.
Kto jest uprawniony do odprawy pośmiertnej?
Rodzinie zmarłego pracownika przysługuje także odprawa pośmiertna. Jej wysokość zależy od zakładowego stażu pracy i wynosi od jednomiesięcznego do sześciomiesięcznego wynagrodzenia.
Odprawa pośmiertna przysługuje małżonkowi oraz innym członkom rodziny uprawnionym do renty rodzinnej (w częściach równych). W żadnym razie nie wchodzi ona jednak do spadku. Ponadto, jeżeli uprawniona do odprawy pozostaje tylko jedna osoba, to przysługuje jej połowa odprawy.
Warto pamiętać, że odprawa pośmiertna nie przysługuje, jeśli pracodawca wcześniej ubezpieczył pracownika na życie i z tego tytułu wypłacono odszkodowanie. Jeśli jednak kwota odszkodowania jest niższa niż odprawa, pracodawca ma obowiązek wyrównać różnicę.
Co w praktyce powinien zrobić pracodawca w razie śmierci pracownika?
W razie śmierci pracownika pracownik powinien przede wszystkim sporządzić świadectwo pracy i zachować je w aktach osobowych. Dalsze działania zależą przede wszystkim od rodziny pracownika i w praktyce najwięcej wątpliwości budzą kwestie finansowe.
Z naszego doświadczenia wynika, że najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest ograniczenie się do działań wyraźnie wymaganych przez przepisy oraz zachowanie szczególnej ostrożności przy ustalaniu osób uprawnionych. Warto pamiętać, że nawet prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku czy akt poświadczenia dziedziczenia nie zawsze dają pewność, że osoba zgłaszająca się do pracodawcy ma prawo do wszystkich należności po zmarłym pracowniku. W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy po śmierci pracownika do pracodawcy zgłasza się członek rodziny, uznając siebie za jedynego uprawnionego do świadczeń, a następnie okazuje się, że roszczenia mogą mieć również inne osoby, na przykład dzieci z poprzedniego małżeństwa.
W związku z tym, w przypadku śmierci pracownika i zgłoszenia się członków rodziny po odbiór świadczeń, rekomendujemy:
- zweryfikować status osoby zgłaszającej się po dokumenty lub świadczenia,
- ustalić, czy istnieją inni potencjalnie uprawnieni członkowie rodziny,
- odebrać oświadczenie, że osoba zgłaszająca się nie zna innych uprawnionych do świadczeń (zwłaszcza w sytuacjach wątpliwych).
Taka procedura nie eliminuje ryzyka całkowicie, ale znacząco je ogranicza i może uchronić pracodawcę przed ponowną wypłatą świadczeń. Z kolei w razie błędu, ułatwi dochodzenie zwrotu wypłaconych środków.
***
W Andersen pomagamy pracodawcom zarówno w zakresie ustalenia kręgu uprawnionych, jak i weryfikacji dokumentów w celu wypłaty świadczeń. Zapraszamy do kontaktu – pomożemy bezpiecznie przejść przez formalności.
AUTOR WPISU
E: pawel.grzembka@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 50