Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych w pytaniach i odpowiedziach – część 1
W dwóch kolejnych wpisach przedstawiam zagadnienia związane z certyfikacją wykonawców – nowym instrumentem wprowadzonym do polskiego porządku prawnego ustawą z 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych. Omówię zarówno założenia i cele systemu certyfikacji, jak i jego praktyczne znaczenie dla przedsiębiorców oraz zamawiających w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych.
Wprowadzenie
Ustawa wprowadza nowy system potwierdzania braku wystąpienia przesłanek wykluczenia i zdolności wykonawców, który znacząco uprości udział w przetargach publicznych. Certyfikacja zacznie obowiązywać od 12 lipca 2026 roku.
Czym jest certyfikacja wykonawcy?
To procedura zmierzająca do wydania certyfikatu, który potwierdza:
- brak przesłanek wykluczenia (tzw. certyfikat niepodlegania wykluczeniu) lub
- posiadanie zdolności do należytego wykonania zamówienia (tzw. certyfikat zdolności)
Jakie korzyści daje certyfikacja dla firm?
Z perspektywy wykonawcy certyfikat:
- ułatwia udział w zamówieniach, z uwagi na brak konieczności gromadzenia i składania podmiotowych środków dowodach
- zmniejsza koszt udziału w postępowaniu
- skraca czas na przygotowanie oferty i pozwala na skupienie się na jej merytorycznych aspektach
- powierza weryfikacje wyspecjalizowanym podmiotom, co wykluczy kwestionowanie referencji przez Zamawiających
Na jak długo wydawany jest certyfikat?
Od 1 roku do 3 lat – zgodnie z wyborem wykonawcy.
Czy certyfikat obowiązuje we wszystkich postępowaniach?
Tak, dotyczy wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (dostawy, usługi, roboty budowlane, także zamówienia sektorowe), z wyjątkiem postępowań w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa. Może być także stosowany w zamówieniach podprogowych (do których nie stosujemy przepisów ustawy prawo zamówień publicznych tj. o wartości poniżej 130.000 zł).
Czy certyfikacja jest obowiązkowa?
Nie, to narzędzie fakultatywne. Nadal będzie można skorzystać ze standardowego trybu przedkładania dokumentów.
Kto wydaje certyfikat?
- Certyfikat niepodlegania wykluczeniu: podmiotami certyfikującymi będą wyłącznie państwowe podmioty.
- Certyfikat zdolności: podmiot, który uzyska akredytację Polskiego Centrum Akredytacji (również prywatny).
Czy zagraniczny wykonawca może uzyskać certyfikat w Polsce?
Tak, pod warunkiem, że pochodzi z UE lub z kraju mającego z UE umowę o wzajemnym dostępie do rynku zamówień publicznych.
Czy kilku wykonawców może uzyskać wspólny certyfikat?
Tak, ale wyłącznie o certyfikat zdolności wykonawcy. Warunkiem jego udzielenia jest łączne posiadanie zdolności należytego wykonania zamówienia w zakresach wskazanych przez poszczególnych wykonawców wspólnie ubiegających się o certyfikat.
Czy wspólny certyfikat można wykorzystać osobno?
Nie. Wspólna certyfikacja obowiązuje tylko wtedy, gdy ci sami wykonawcy wspólnie ubiegają się o konkretne zamówienie.
Czy certyfikat można uzyskać mimo przesłanki wykluczenia?
Tak, jeśli przeprowadzono skutecznie procedurę self-cleaning. W toku procedury podmiot certyfikujący oceni skuteczność podjętych czynności. Jeśli uzna je za wystarczające – udzieli certyfikatu; jeśli nie – odmówi jego udzielenia. Jeśli wykonawca uzyska certyfikat, decyzja co do skuteczności self-cleaningu jest wiążąca dla zamawiającego.
W jakiej formie i języku wydawany jest certyfikat?
W postaci elektronicznej – w języku polskim, a na życzenie także w jednym z języków handlowych (np. angielskim).
Jakie są koszty certyfikacji?
Opłaty określa umowa z certyfikatorem, obejmują one wynagrodzenie i koszty nadzoru. Sposób kalkulacji zostanie określony w rozporządzeniu.
Jakie dokumenty są wymagane?
Te same, co w zwykłym postępowaniu – oświadczenia, dokumenty lub podmiotowe środki dowodowe. Procedura certyfikacji to „przeniesienie” weryfikacji wykonawcy z etapu postępowania o udzielenie zamówienia na etap przeprowadzony wcześniej –prowadzony przez wyspecjalizowany podmiot certyfikujący.
Kiedy należy przedłożyć dokumenty potwierdzające brak wykluczenia lub zdolności?
Dokumenty należy złożyć przed zawarciem umowy lub po jej zawarciu.
Czy podmiot certyfikujący może sam zwrócić się o wydanie dokumentów dotyczących przesłanek wykluczenia?
Podmiot certyfikujący może sam występować o informację z KRK zarówno w procedurze certyfikacji oraz w ramach nadzoru nad ważnością certyfikatu. Ponadto, po zawarciu umowy można złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody, aby podmiot certyfikujący sam zwrócił się do właściwych organów – urzędu skarbowego oraz ZUS o wydanie dokumentów potwierdzających brak zaległości w podatkach lub składkach.
Czy podmiot certyfikujący może dowolnie odmówić wydania certyfikatu?
Nie, odmowa wydania może nastąpić tylko w ściśle określonych przypadkach tj., jeśli:
- nie potwierdzono braku istnienia przesłanek wykluczenia; lub
- w procedurze certyfikacji nie potwierdzono posiadania przez wykonawcę zdolności we wnioskowanym zakresie.
Co w przypadku odmowy wydania certyfikatu? Czy poznam przyczyny odmowy?
Podmiot certyfikujący odmawiając wydania certyfikatu jest zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji – musi podać podstawę prawną oraz faktyczną. Wykonawca niezadowolony z decyzji może złożyć zastrzeżenia w terminie 21 dni do podmiotu certyfikującego, który odmówił udzielenia certyfikacji.
Jakie przesłanki i zdolności można objąć certyfikacją?
Ustawa przewiduje możliwość uzyskania certyfikatu w zakresie:
- bezwzględnych przesłanek, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1-5 i/lub 108 ust. 2 PZP;
- fakultatywnych przesłanek wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust.1 pkt 1-5 oraz pkt 7-10 PZP.
Jeśli wykonawca chce uzyskać certyfikat niepodlegania wykluczeniu zawsze:
- musi on obejmować wszystkie przesłanki bezwzględne z art. 108 ust. 1 pkt 1-5 PZP.
- może, ale nie musi obejmować przesłanki z art. 108 ust. 2 PZP dot. ukrycia informacji o beneficjencie rzeczywistym
- może, ale nie musi obejmować przesłanek fakultatywnych – można wskazać wybrane.
Jakie warunki udziału w postępowaniu lub zdolności mogę objąć certyfikatem?
- zdolność do występowania w obrocie gospodarczym (art. 112 ust. 2 pkt 1 PZP)
- uprawnienie do prowadzenia działalności określonej odrębnymi przepisami (art. 112 ust. 2 pkt 2 PZP)
- potwierdzenie sytuacji ekonomicznej lub finansowej (art. 112 ust. 2 pkt 3 PZP)
- zdolności techniczne lub zawodowe (art. 112 ust. 2 pkt 4)
Jak opisuje się zdolności we wniosku?
Wykonawca będzie musiał wskazać:
- sposób spełnienia zdolności (np. potencjał techniczny, kwalifikacje, doświadczenie, personel),
- poziom zdolności – np. liczba zrealizowanych robót, zakres doświadczenia, liczba pracowników o określonych kwalifikacjach, czy standard zarządzania jakością.
W zależności od rodzaju zdolności, sposób i poziom jej potwierdzenia określane albo na podstawie rozporządzenia wykonawczego do ustawy, albo samodzielnie przez wykonawcę.
Czy rozporządzenie będzie takie samo dla wszystkich branż?
Nie. Rozporządzenie ministra właściwego do spraw gospodarki będzie wydawane osobno dla robót budowlanych oraz osobno dla dostaw i usług. Przez pierwsze 4 lata obowiązywać będzie wyłącznie rozporządzenie dotyczące robót budowlanych, co oznacza że przez ten okres nie będzie możliwe wnioskowanie o wydanie certyfikatu zdolności dla dostaw i usług.
Podsumowanie
W mojej ocenie nowy system certyfikacji wykonawców stanowi znaczący krok w kierunku uproszczenia i profesjonalizacji rynku zamówień publicznych. Dla przedsiębiorców certyfikat to nie tylko narzędzie formalne, ale przede wszystkim gwarancja zaufania i przewagi konkurencyjnej. Regularna aktualizacja danych i utrzymanie zgodności z warunkami certyfikacji pozwala uniknąć problemów i budować reputację wiarygodnego partnera biznesowego.
Wiecej na temat certyfikacji wykonawców zamówień publicznych znajdziesz tutaj: https://pl.andersen.com/wp-content/uploads/2025/06/niezbednik-prawny-tomasz-klaudia.pdf
W razie jakichkolwiek pytań związanych z certyfikacją wykonawców lub zamówieniami publicznymi, zapraszam do kontaktu.
AUTOR WPISU
E: klaudia.raczek@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 96