Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych cz. 2. Wzmocnienie kompetencji rad nadzorczych oraz inne zmiany w funkcjonowaniu spółek kapitałowych.
4 kwietnia 2022 r. Prezydent RP podpisał ustawę o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw („Nowelizacja”), która wejdzie w życie już 13 października 2022 roku. Poza wprowadzeniem do polskiego porządku prawnego pojęcia grupy spółek, przewiduje ona również istotne zmiany dotyczące funkcjonowania spółek kapitałowych, w tym zwiększenie kompetencji rad nadzorczych. Poniżej krótki opis zmian wprowadzonych Nowelizacją.
O prawie grup spółek pisaliśmy już tutaj (https://pl.andersen.com/newsletter/prawo-holdingowe-nowelizacja-kodeksu-spolek-handlowych/).
Wspólne zmiany przepisów dla rad nadzorczych i zarządów:
Sposób liczenia kadencji.
Nowelizacja zawiera przepisy, które mają rozwiać wątpliwości dotyczące sposobu liczenia kadencji członków organów spółek kapitałowych. Przewidują one, że kadencję członka organu liczy się w pełnych latach obrotowych, chyba, że umowa spółki stanowi inaczej.
W uproszczeniu oznacza to, że w przypadku powołania członka organu do pełnienia funkcji
w trakcie roku obrotowego, ten rok ten nie będzie się wliczał do okresu kadencji. Przykład: jeśli osoba została powołana do pełnienia funkcji w zarządzie na 3 letnią kadencję w dniu 1 maja 2023 r., kadencja upłynie 31.12.2026 r., zaś mandat wygaśnie z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników/lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2026. Co istotne przepisy będą miały zastosowanie również do kadencji trwających w dniu wejścia w życie ustawy.
Business judgment rule – zasada biznesowej oceny sytuacji.
Nowe brzmienie art. 293 i art. 483 KSH wprowadza zasadę biznesowej oceny sytuacji (bussines judgment rule). Jej założeniem jest ochrona m.in. członków zarządu przed odpowiedzialnością za szkodę wyrządzoną spółce, jeśli została ona wyrządzona wskutek działań podejmowanych w granicach uzasadnionego ryzyka biznesowego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które osoba powinna w danych okolicznościach uwzględnić. U podstaw tej regulacji leży przyjęcie, że ryzyko jest nieodzownym elementem działalności gospodarczej, a działania członków organów powinny być oceniane nie retrospektywnie, przez pryzmat rezultatów, ale z perspektywy prawidłowości decyzji w momencie jej podjęcia i okoliczności temu towarzyszących. W praktyce trudno określić, czy rzeczywiście przepis taką ochronę zapewni
i spełni swoją rolę. Z punktu widzenia praktycznego niezwykle trudna będzie ocena, czy konkretne działania podjęte były w granicach uzasadnionego ryzyka, czy z jego przekroczeniem.
Nowe przestępstwa, których popełnienie wyklucza sprawowanie funkcji członka organu.
Zmianie ulega art. 18 KSH w ten sposób, że rozszerza on katalog przestępstw, których popełnienie stwierdzone prawomocnym wyrokiem uniemożliwia sprawowanie funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora oraz prokurenta m.in. o przestępstwa: nieprzekazywania informacji i dokumentów radzie nadzorczej lub doradcy rady nadzorczej (art. 5871 – art. 5872 KSH), łapownictwa (art. 228 KK), przekupstwa (art. 229 KK), płatnej protekcji (art. 230 oraz art. 230a KK), nadużycia uprawnień przez funkcjonariusza (art. 231 KK).
Nowe obowiązki i uprawnienia rad nadzorczych.
Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej.
W każdej spółce kapitałowej rada nadzorcza będzie zobowiązana do sporządzenia sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy oraz złożeniu go zgromadzeniu wspólników lub walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy. Sprawozdanie to ma pełnić podobną rolę do sprawozdania zarządu z działalności spółki.
Prawo dostępu i badania dokumentów spółki.
Nowe przepisy rozszerzają kompetencje rady nadzorczej w zakresie czynności nadzorczych (art. 219 § 4 KSH, art. 30071 KSH, art. 30076 KSH, art. 382 § 4 KSH). Rozszerzają one katalog osób zobowiązanych udzielić radzie nadzorczej informacji lub przekazać dokumenty. Przewidują one, że poza zarządem oraz pracownikami spółki, obowiązek ten dotyczyć będzie również prokurentów oraz osób wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze. Informacje oraz dokumenty powinny być przekazywane niezwłocznie, nie później niż
w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania, chyba że w żądaniu zostanie określony dłuższy termin. Niewykonanie tych obowiązków tj. nieprzekazanie informacji w terminie, przekazane ich niezgodnie ze stanem faktycznym lub zatajenie danych wpływających w istotny sposób na treść informacji jest przestępstwem, zagrożonym kara grzywny od 6.000 zł do 50.000 zł albo karą ograniczenia wolności (art. 5871 KSH).
Nadto w spółce akcyjnej, zarząd będzie zobowiązany udzielać radzie nadzorczej informacji, bez konieczności wezwania do ich udzielenia. Zgodnie z treścią art. 3801 KSH chodzi o informacje o:
- uchwałach zarządu i ich przedmiocie;
- sytuacji spółki, w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;
- postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw;
- transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, w tym na jej rentowność lub płynność;
- zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki.
Warto na marginesie zauważyć, że Nowelizacja nie zmienia podstawowych zasad funkcjonowania rad nadzorczych. W spółce akcyjnej rada nadzorcza dalej wykonuje swoje obowiązki kolegialnie, w tym to jej przysługuje prawo do żądania informacji na temat spółki, nie zaś poszczególnym jej członkom. Odwrotnie natomiast w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie zasadą jest że członkowie rady nadzorczej mogą wykonywać prawo nadzoru indywidualnie (art. 219 § 5 KSH).
Obowiązek zawiadomienia biegłego rewidenta o posiedzeniach w sprawie oceny sprawozdań.
Nowelizacja wprowadza dla rady nadzorczej obowiązek zawiadomienia biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki o posiedzeniach dotyczących oceny sprawozdania zarządu oraz sprawozdania finansowego (art. 219 §6 KSH, art. 30069 KSH, 382 § 7 KSH). Spółka powinna zapewnić uczestnictwo biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej na posiedzeniu rady nadzorczej, którzy na tym posiedzeniu powinni przedstawić sprawozdanie z badania oraz udzielić odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.
Korzystanie z doradców. Powoływanie komitetów.
Rady nadzorcze uzyskają możliwość powołania doraźnych lub stałych komitetów do wykonywania przez nie określonych czynności nadzorczych. Co ważne, skorzystanie z tej możliwości nie zwalnia członków rady od odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru (art. 2191 KSH, art. 30076 KSH oraz art. 3901 KSH).
Rada nadzorcza będzie też uprawniona do wyboru doradcy i zlecenia mu zbadania określonych działań spółki, jej majątku lub przygotowania określonych analiz oraz opinii. W umowie między spółką, a doradcą rady nadzorczej spółkę reprezentuje rada nadzorcza (art. 2192 KSH, art. 30071a KSH, art. 3821 KSH). Zarząd jest obowiązany zapewnić doradcy dostęp do dokumentów i udziela mu żądanych informacji. Nieprzekazania takich informacji, przekazanie ich niezgodne ze stanem faktycznym lub zatajenie danych wpływających w istotny sposób na treść informacji lub dokumentów jest przestępstwem, zagrożonym karą grzywny od 6.000 zł do 50.000 zł (art. 5872 KSH).
Zgoda na zawarcie przez spółkę akcyjną umowy ze spółką powiązaną.
W spółce akcyjnej nowym rozwiązaniem jest obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej na zawarcie umowy pomiędzy spółką a spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną w przypadku gdy zsumowana wartość transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Co istotne, uregulowanie KSH nie ma zastosowania do spółek, których co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym oraz spółek należących do grup spółek. Należy jednak pamiętać, że dla spółek, których co najmniej jedna akcja została dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym podobny obowiązek został przewidziany już w art. 90i ust. 3 ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.
Organizacja i zwoływanie posiedzeń RN.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółce akcyjnej zasady zwoływania i organizacji posiedzeń rady nadzorczej zostały bardziej sformalizowane. Przepisy przewidują m.in. obowiązek zwoływania posiedzeń poprzez zaproszenia zawierające m.in. dzień, godzinę, miejsce posiedzenia, porządek obrad. Możliwe jest też odbycie posiedzenia bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie rady wyrażą na to zgodę i nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad (art. 2211 KSH, art. 389 KSH). Wprowadzono także zasadę, że podpis pod protokołem z posiedzenia rady nadzorczej powinien złożyć, co najmniej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa/statut spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowi inaczej.
Protokołowanie uchwał zarządu
Ustawa zakłada protokołowanie uchwał zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Dotychczas przepisy stanowiły jedynie o protokołowaniu uchwał zarządu w spółce akcyjnej oraz prostej spółce akcyjnej. Dodatkowo Nowelizacja wprowadza wspólne elementy, które powinny zawierać protokoły z posiedzeń zarządu dla sp. z o.o. oraz s.a. tj. porządek obrad, imiona i nazwiska członków zarządu uczestniczących w głosowaniu, liczbę głosów oddanych oraz zdania odrębne zgłoszone przez członków zarządu (art. 2081 KSH oraz art. 376 KSH). Protokół powinien być podpisany przez członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie, chyba że umowa/statut spółki stanowi inaczej lub regulamin zarządu.
KONTAKT
E: marcin.matyka@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 60
M: +48 669 768 444
