Obowiązek informowania osób reprezentujących przedsiębiorcę o przetwarzaniu danych osobowych
Informujemy, że opublikowane zostało nowe stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: „UODO”). Dotyczy ono spełniania obowiązków informacyjnych przy zawieraniu umów. Zgodnie z nim, dane reprezentantów osoby prawnej stanowią dane osobowe osób fizycznych i należy wobec tych osób spełniać obowiązek informacyjny.
W ocenie UODO dane osób reprezentujących kontrahenta (członków zarządu, prokurentów czy pełnomocników) nie mieszczą się w kategorii danych kontaktowych osoby prawnej (zgodnie z motywem 14 preambuły RODO). UODO twierdzi, że osoby te należy informować o przetwarzaniu ich danych osobowych poprzez spełnienie obowiązku informacyjnego. Podstawą takiego poglądu ma być odróżnienie danych osoby prawnej od danych osób ją reprezentujących. W ocenie organu te ostatnie stanowią dane osobowe w rozumieniu RODO. Zdaniem UODO ochronie podlegać będą również np. adresy e-mail zawierające identyfikatory, np. Johnsmith@ikea.sk, ale już nie ogólne adresy e-mail, takie jak ikeacontact@ikea.com.
Konsekwencją takiej interpretacji RODO jest częstokroć obowiązek przedstawiania dwóch (różnych) klauzul informacyjnych – jednej dla osób zawierających umowę, a drugiej dla osób wskazanych w umowie jako osoby do kontaktu. Powyższe stanowisko jest szeroko krytykowane pośród osób zajmujących się ochroną danych osobowych i jest możliwe, że zostanie ono w przyszłości zmienione. Również w naszej ocenie stanowisko UODO jest nieadekwatne i nie znajduje oparcia w celu i motywach RODO.
Spełnienie takiego obowiązku informacyjnego może przybrać formę klauzuli informacyjnej stanowiącej załącznik do umowy lub może on zostać wpisany do treści umowy jako jeden z paragrafów umowy. Zdajemy sobie sprawę z uciążliwości problemów związanych z tą sytuacją, jednak obecnie nie sposób ocenić, jak rygorystycznie UODO będzie podchodzić do realizacji tego typu obowiązków informacyjnych.
Tym niemniej, jeżeli Państwo sobie tego życzą, możemy przygotować odpowiednią klauzulę do stosowania przy zawieraniu umów. Dzięki temu interes administratora na wypadek ewentualnej kontroli zostanie zabezpieczony. W przeciwnym razie prawdopodobnie jego słuszność oceni dopiero sąd.
Pełna treść stanowiska dostępna jest pod tym adresem. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, uprzejmie prosimy o kontakt.
KONTAKT
E: magdalena.patryas@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 84
M: +48 502 392 419
E: katarzyna.komulainen@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 77
M: +48 606 760 836