Nowe uprawnienia PIP coraz bliżej
W czwartek, 4 grudnia 2025 r., projektem zmiany ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy zajął się ponownie Stały Komitet Rady Ministrów przyjmując finalnie propozycję przygotowaną przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, pomimo licznych głosów sprzeciwu ze strony biznesu i innych resortów. O projekcie negatywnie wypowiadają też koalicjanci (PSL oraz Trzecia Droga), zapowiadając brak poparcia dla aktualnych przepisów.
Przypomnijmy, że reforma Państwowej Inspekcji Pracy stanowi jeden z kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy. Co do zasady, przepisy powinny wejść w życie już 1 stycznia 2026 r., jednak już samo MRPiPS przyznaje, że termin ten jest mało realny.
Co to oznacza dla pracodawców? Obowiązek przygotowania się do nowej regulacji oraz zabezpieczenia przed daleko idącymi skutkami z nią związanymi, przy jednoczesnym braku pewności co do planowanych zmian.
Zakres regulacji
Głównym celem zmian jest wzmocnienie pozycji Państwowej Inspekcji Pracy („PIP”) w szczególności przez zaadresowanie zawierania umów cywilnoprawnych w okolicznościach świadczących o istnieniu stosunku pracy.
Planowane zmiany obejmą:
- uprawnienia PIP do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę („decyzja przekształceniowa”),
- wymianę danych między PIP, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych („ZUS”) i Krajową Administracją Państwową („KAS”) na potrzeby kontroli,
- wprowadzenie zdalnych kontroli PIP,
- co najmniej dwukrotne zwiększenie maksymalnej grzywny (do 5 000 zł) jaką PIP może nałożyć w postępowaniu mandatowym,
- dwukrotne podwyższenie kar grzywny przewidzianych w Kodeksie pracy – odpowiednio do wysokości od 2 000 zł do 60 000 zł (dla czynów obecnie zagrożonych karą od 1 000 zł do 30 000 zł) i od 3 000 zł do 90 000 zł (dla czynów obecnie zagrożonych karą od 1 500 zł do 45 000 zł).
Przekształcenie umów cywilnoprawnych
Według planowanych zmian, w przypadku ustalenia w trakcie kontroli, że, mimo tego, iż strony podpisały umowę cywilnoprawną (B2B), w rzeczywistości doszło do zawarcia umowy o pracę, inspektor pracy decyzją administracyjną może stwierdzić istnienie stosunku pracy, określając moment od jakiego relację między stronami należy uznać za stosunek pracy.
Taka decyzja będzie natychmiast wykonalna, co oznaczałoby, że od dnia doręczenia pracodawcy decyzji danego współpracownika należy traktować jako pracownika, niezależnie od wniesienia odwołania od decyzji przekształceniowej.
Prawomocne stwierdzenie, że między stronami umowy cywilnoprawnej istniał stosunek pracy wiąże się z obowiązkiem:
- uiszczenia zaległych zaliczek PIT wraz z odsetkami,
- uiszczenia zaległych składek na ubezpieczenie społeczne wraz z odsetkami,
- dokonania korekty w zakresie deklaracji VAT w związku z odliczeniem VAT naliczonego w zakresie nabytych usług (dla umów B2B).
Ryzyko reklasyfikacji obejmuje potencjalnie okres nawet do 3 lat licząc wstecz od dnia wszczęcia postępowania.
Dodatkowo, od dnia wydania decyzji przekształceniowej pracownikowi zaczną przysługiwać prawa pracownicze, niewykonywane w ramach umowy B2B lub umowy zlecenia, np. zaległy urlop wypoczynkowy czy wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, itd.
Zwarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z Kodeksem pracy powinna być zawarta umowa
o pracę zgodnie z projektowanymi zmianami byłaby również zagrożone karą grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł nakładanej na osoby działające w imieniu pracodawcy.
Ochrona przed przekształceniem
Od decyzji przekształcającej stosunek cywilnoprawny w stosunek pracy przysługuje odwołanie do Głównego Inspektora Pracy, zarówno kontrolowanemu podmiotowi, jak i osobie, której praw i obowiązków dotyczy decyzja.
Strona niezadowolona z rozstrzygnięcia Głównego Inspektora Pracy będzie mogła wnieść odwołanie do sądu rejonowego, w którego obszarze właściwości ma siedzibę okręgowy inspektor pracy, który wydał decyzję w pierwszej instancji.
Wpływ przekształcenia na zobowiązania publicznoprawne
Z perspektywy planowanych zmian pracodawca będzie zobowiązany do zapłaty zaległego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz należności składkowych, wraz z należnymi odsetkami.
W przypadku pracowników będących wcześniej samozatrudnionymi powstanie również problem na gruncie podatku od towarów i usług – w praktyce istnieje prawdopodobieństwo uznania wystawionych dotychczas przez pracowników faktur za tzw. „puste faktury”, co doprowadzi do utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego przez kontrahenta. Pracodawca będzie więc zobowiązany do skorygowania dokonywanych rozliczeń na gruncie VAT.
Jak przygotować się do nadchodzących zmian
W oczekiwaniu na nowe regulacje już teraz warto dokonać przeglądu zawartych umów cywilnoprawnych pod kątem ryzyka reklasyfikacji.
W ramach naszego wsparcia oferujemy:
- weryfikację zawartych umów cywilnoprawnych i praktyki ich wykonywania pod kątem ryzyka reklasyfikacji,
- weryfikację obowiązujących regulacji wewnętrznych w zakresie benefitów o charakterze pracowniczym przyznawanych współpracownikom,
- kompleksowe wsparcie w zakresie wdrożenia zmian zmniejszających ryzyko reklasyfikacji
z uwzględnieniem przepisów prawa pracy, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ubezpieczeń społecznych.
Zachęcamy do kontaktu z ekspertami Andersen, którzy udzielą wsparcia w procesie adaptacji do wprowadzanych rozwiązań i pomocy w przygotowaniu odpowiednich dokumentów i procedur wewnętrznych.
KONTAKT
E: tadeusz.komosa@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 88
M: +48 601 260 861
E: magdalena.patryas@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 84
M: +48 502 392 419
E: mariusz.aleksandrowicz@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 88
M: +48 601 250 765
E: magdalena.kuczynska@pl.Andersen.com
T: +48 22 690 08 88