KSeF – najczęściej zadawane pytania | Część II: Jakich zmian mogą wymagać systemy, aby dostosować się do KSEF?
Wprowadzenie KSeF będzie miało niebagatelny wpływ na funkcje wykorzystywanych dotychczas systemów; należy zatem brać pod uwagę możliwe utrudnienia oraz przygotować się odpowiednio do wdrożenia nowego narzędzia. W tym celu warto przeanalizować funkcjonalności oprogramowania księgowego i innych narzędzi usprawniających procesy księgowe (np. OCR, Saldeo itd.) w jednostkach i przetestować je w skojarzeniu z wersją testową KSeF. Dzięki temu możliwe będzie zdiagnozowanie problemów już teraz i przeciwdziałanie im na przyszłość. Z całą pewnością większość, o ile nie wszyscy dostawcy oprogramowania księgowego, będą pracować nad dobrze działającą wtyczką do KSeF oraz oferować wsparcie techniczne w konfigurowaniu jej z programem. Poniżej znajdą Państwo odpowiedzi na pytania dotyczące kwestii systemowych i technicznych w zakresie samego działania KSeF.
1. Czy do płatności będziemy posługiwać się numerem faktury, czy numerem KSEF?
Nabywca towaru/usługi dokonując płatności za faktury ustrukturyzowane poprzez polecenie zapłaty lub polecenie przelewu będzie miał obowiązek podać numer identyfikujący taką fakturę w KSeF w tytule tego przelewu/polecenia płatności (tzw. identyfikator płatności).
Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.
2. Czy możliwe będzie wystawienie faktury z datą końca miesiąca np. 31.08 w kolejnych dniach nowego miesiąca np. do 05.09 i w tej dacie wysłać faktury do KSEF z datą wystawienia 31.08?
Istnieje możliwość wskazania w polu P_1 (data wystawienia faktury) innej daty, niż ta w której faktura zostanie wysłana do KSeF. Takie rozróżnienie nie spowoduje odrzucenie faktury przez system. Bez względu na datę wskazaną w polu P_1 faktura będzie uznana za wystawioną w dacie jej wysłania do KSeF.
3. Faktury w walucie obcej trzeba będzie wystawiać w dniu wysłania towarów lub wykonanie usługi, inaczej kursy nie będą się zgadzać. Czy będzie możliwość wystawienia takiej faktury do 15-go kolejnego miesiąca ze względu na kurs?
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF nie będzie wpływało na terminy wystawiania faktur.
Przepisy w tym zakresie nie ulegają zmianie, a zatem faktury powinny być wystawione w takich terminach jak to ma miejsce obecnie – z tą różnicą, że za pośrednictwem KSeF.
4. Czy numer KSeF musi być w systemie księgowym?
Teoretycznie numer KSeF nie musi być w systemie księgowym, jako że ma służyć przede wszystkim do ewidencji dokumentów w samym KSeF.
Przy czym rekomendowane jest archiwizowanie numerów KSeF choćby z uwagi
na konieczność ich wskazania przy wystawianiu faktur korygujących, czy też dokonywania płatności za faktury w KSeF.
5. Kurs przeliczeniowy na fakturze wykazuje się wg kursu z dnia obowiązującego w dniu wykonania usługi. Dlaczego zatem ważna jest data wysłania faktury do KSeF w kontekście kursu przeliczeniowego?
Zgodnie z art. 31a ustawy o VAT w stosunku do kwot określonych w obcej walucie
do przeliczenia na złote stosujemy kurs na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. W przypadku gdy podatnik wystawił fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.
Od 1 lipca 2024 r. w przypadku dostaw towarów i świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złoty podatnik może dokonać według kursu na ostatni dzień roboczy poprzedzający datę wystawienia pod warunkiem, że faktura ustrukturyzowana zostanie wystawiona nie później niż następnego dnia po dacie wskazanej na fakturze w polu P_1.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
W określonych przypadkach może dojść do sytuacji, w której podatnik wystawiając fakturę zastosuje nieprawidłowy kurs, dlatego tak ważne jest kontrolowanie tej daty.
Przykładowo: Spółka przygotowując fakturę VAT za usługi najmu w polu P_1 wskaże datę 31 lipca 2024 r.. Na fakturze będzie wskazany zostanie kurs z 30 lipca 2024 r. Faktura zostanie przesłana do KSeF dopiero 2 sierpnia. Biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy ustawy o VAT zastosowany kurs jest nieprawidłowy (zastosowanie powinien znaleźć kurs z 1 sierpnia), co wymaga wystawienia faktury korygującej w której podany zostanie prawidłowy kurs.
6. Czy KSeF ma wpływ na JPK?
Na ten moment nie ma żadnych oficjalnych informacji, jaki wpływ będzie miał KSeF
na plik JPK. Niemniej można zakładać, że prawdopodobnie zmianie ulegnie
m.in. schema JPK np. poprzez dodanie pola do wskazania numeru KSeF danej faktury.
7. Czy numer faktury KSeF będzie też numerem faktury w JPK VAT7M? Bedzie to wymagało nadpisania numeru w systemie księgowym?
Numer KSeF nie jest tożsamy z numeracją przyjętą na potrzeby ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w systemie księgowym. Jest to numer identyfikacyjny
na potrzeby samego systemu KSeF, niemniej jednak podatnik nadal ma obowiązek prowadzenia numeracji według przyjętej przez siebie zasady. W związku z tym numer KSeF nie będzie numerem faktury w pliku JPK_VAT.
8. Czy będzie możliwość zaciągania faktury wygenerowanej w naszym programie (i KSeF sczyta potrzebne dane) czy trzeba będzie uzupełniać ręcznie każde pole?
Teoretycznie tak to powinno działać, przy czym zależy dużo od wdrożenia KSeF
i dostawcy usług IT. Dostawcy systemów księgowych już wprowadzają zmiany do programów w formie wtyczek do KSeF, zatem nie powinno być problemu z zaciąganiem faktur z systemu księgowego do KSeF.
9. Jak nasz system ma nadaną datę wysłania X a w UPO będzie inna data Y, czy można bronić naszej daty X?
Nie. Data wysłania będzie datą wystawienia faktury wskazaną w UPO.
AUTORZY WPISU
E: elzbieta.lis@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038
E: adam.ksiazek@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 78