Powierzenie mienia pracownikowi – jak zabezpieczyć interes pracodawcy w razie szkody?
Powierzenie mienia pracownikowi to codzienna praktyka — najczęściej obejmuje sprzęt elektroniczny (laptopy, komputery), samochody służbowe czy środki pieniężne. W takich sytuacjach może dojść do uszkodzenia lub zagubienia przekazanych przedmiotów. Co zatem powinien zrobić pracodawca, aby skutecznie dochodzić od pracownika odszkodowania za powierzone mienie?
Odpowiedzialność pracownika za szkodę w mieniu powierzonym
Kodeks pracy w wielu aspektach chroni pracowników, ale akurat przepisy o powierzeniu mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się są dla nich jednymi z najsurowszych. Przewidują one pełną odpowiedzialność za szkodę w mieniu powierzonym przez pracodawcę.
Oznacza to, że do odpowiedzialności pracownika za mienie powierzone nie stosuje się ograniczenia wysokości odszkodowania (do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia). Ponadto, wprowadzają one domniemanie winy po stronie pracownika, a okolicznością zwalniającą pracownika z tej odpowiedzialności jest powstanie szkody z przyczyn od niego niezależnych, a zwłaszcza leżących po stronie pracodawcy (np. uchybienia w organizacji i kontroli pracy, nieodpowiednie warunki w magazynie). Ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa jednak na pracowniku.
Prawidłowe powierzenie mienia
Pracodawca musi być w stanie wykazać przed sądem, że mienie zostało powierzone pracownikowi w sposób prawidłowy oraz że powstała w nim szkoda. Z perspektywy postępowania sądowego jest to jego kluczowy obowiązek.
Oznacza to, że to pracodawca powinien przedstawić dowody potwierdzające faktyczne i prawidłowe powierzenie mienia — czyli przekazanie go pracownikowi w takich okolicznościach, które umożliwiały jego zwrot lub prawidłowe rozliczenie się z niego.
W praktyce najczęściej takim dowodem jest protokół podpisany przez pracownika i pracodawcę. Trzeba jednak pamiętać, aby potwierdzał on przekazanie mienia oraz zawierał co najmniej:
- opis mienia (np. marka, model, numer seryjny),
- stan mienia w chwili przekazania,
- datę przekazania,
- potwierdzenie, że mienie zostało powierzone z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.
Dobrą praktyką jest również wskazanie w takim dokumencie obowiązków dotyczących sprawowania pieczy, np. przechowywania mienia w określony sposób. Przykładowo można zobowiązać pracownika do korzystania z udostępnionego mu etui na telefon, parkowania pojazdu w określonym miejscu, czy – w przypadku gotówki – przechowywania jej w zabezpieczonej kasetce.
Wspólna odpowiedzialność za mienie powierzone
Specyficznym rodzajem odpowiedzialności pracowników jest wspólna odpowiedzialność za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (np. towarów, pieniędzy). Ten model odpowiedzialności jest często wykorzystywany w sklepach, punktach kasowych i magazynach – pozwala on pracodawcy zabezpieczyć niedobory bez konieczności ustalania, który konkretnie pracownik za nie odpowiada. Do powstania tej odpowiedzialności konieczne jest zawarcie z pracownikami pisemnej umowy spełniającej wymogi prawa, określającej m.in., w jakim stopniu poszczególni pracownicy odpowiadają za niedobór.
Regulacje dotyczące wspólnej odpowiedzialności przewidują szczególne uprawnienia pracowników, np. prawo do niewyrażenia zgody na wykonywanie pracy w miejscu powierzenia mienia przez inne osoby. Jednocześnie w precyzyjny sposób kształtują one proces powierzenia wskazując, że może on nastąpić jedynie na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem lub z udziałem osób przez nich wskazanych, przy zapewnieniu im możliwości zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami inwentaryzacji. Pracownicy przyjmujący wspólną odpowiedzialność mają również prawo wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy – w zakresie dotyczącym rozliczania powierzonego mienia oraz uczestniczenia w przyjmowaniu i wydawaniu mienia.
Podsumowanie
Decydując się na powierzenie mienia, pracodawca powinien zadbać o to, aby w razie szkody móc wykazać, że dopełnił wszystkich obowiązków związanych z prawidłowym powierzeniem. W typowych przypadkach będzie to udokumentowanie prawidłowego powierzenia i zapewnienie odpowiednich warunków sprawowania nad nim pieczy.
Jeżeli zaś pracodawca zamierza powierzyć mienie łącznie większej liczbie pracowników, musi zawrzeć z nimi umowę o współodpowiedzialności oraz dopełnić formalności wynikających z przepisów szczególnych, w szczególności przeprowadzić inwentaryzację.
***
Jeżeli chcieliby Państwo sprawdzić, czy obowiązujące w firmie procedury powierzenia mienia zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa, albo planują je dopiero wdrożyć – chętnie pomożemy. Zapraszamy do kontaktu.
AUTOR WPISU
E: pawel.grzembka@pl.Andersen.com
T: +48 32 731 68 50