Blog

Women on Boards – polityka równowagi płci i nowe zasady powoływania zarządów i rad nadzorczych (część 2)

Nowe przepisy dotyczące równowagi płci w organach spółek giełdowych zmieniają nie tylko oczekiwany skład zarządów i rad nadzorczych, ale także sposób wyboru ich członków. W praktyce oznacza to konieczność przygotowania procedur, które pozwolą spółce uzasadnić dokonany wybór.

Wdrożenie dyrektywy Women on Boards wymaga od dużych spółek giełdowych odpowiedniego ukształtowania zasad obsadzania stanowisk w organach. Nie chodzi zatem o zastąpienie oceny kompetencji kandydatów kryterium płci, lecz o zapewnienie przejrzystego procesu wyboru, uwzględniającego również ustawowy cel równowagi płci.

Polityka równowagi płci – nowy dokument czy zmiana istniejących regulacji?

Jednym z obowiązków wprowadzonych ustawą jest przyjęcie polityki równowagi płci przez walne zgromadzenie.

Polityka powinna określać w szczególności zasady doboru i wskazywania kandydatów do organów spółki, programy rozwoju kariery kobiet i mężczyzn oraz strategię zarządzania zasobami ludzkimi.

Nie każda spółka będzie jednak musiała tworzyć nowy dokument. Ustawa dopuszcza wykorzystanie istniejących regulacji, jeżeli zawierają już rozwiązania odpowiadające wymaganiom dotyczącym równowagi płci, o czym wspominaliśmy w poprzednim wpisie. Mogą to być również odrębne dokumenty.

Warto zatem rozpocząć od przeglądu obowiązujących polityk różnorodności, regulaminów i zasad nominowania kandydatów. Samo posiadanie polityki różnorodności nie oznacza jeszcze, że spółka spełnia nowe wymagania.

Przygotowana polityka musi zostać opublikowana na stronie internetowej spółki wraz z informacją o przepisach dotyczących równowagi płci i sankcjach za ich naruszenie. To samo dotyczy uprzednio posiadanych regulacji.

Ustawa z 3 lipca 2026 r.

Kryteria wyboru trzeba ustalić przed rozpoczęciem procesu

Istotną zmianą jest obowiązek stosowania neutralnych, jasnych i jednoznacznych kryteriów doboru kandydatów. Muszą one zostać określone przed rozpoczęciem procesu, a nie dopiero na etapie uzasadniania podjętej decyzji. Kryteria muszą być także spójne z przyjętą polityką.

Ocena powinna uwzględniać kwalifikacje kandydatów i opierać się na ich porównaniu.

W praktyce oznacza to potrzebę wcześniejszego określenia kompetencji oczekiwanych od przyszłego członka zarządu lub rady nadzorczej, a następnie udokumentowania, w jaki sposób poszczególni kandydaci spełniają te wymagania.

Może to dotyczyć m.in. doświadczenia zarządczego, wiedzy branżowej, kompetencji finansowych, znajomości rynku czy doświadczenia w nadzorze korporacyjnym.

Stanowisko KNF w sprawie Women on Boards

Kiedy płeć kandydata ma znaczenie?

Ustawa przewiduje szczególną zasadę na wypadek wyboru pomiędzy kandydatami o równorzędnych kwalifikacjach.

W takiej sytuacji pierwszeństwo powinien uzyskać kandydat należący do płci niedostatecznie reprezentowanej w organach spółki. Odstępstwo jest dopuszczalne wyjątkowo, jeżeli przemawiają za nim inne istotne, przewidziane prawem zasady różnorodności oparte na obiektywnych i niedyskryminacyjnych kryteriach.

Nie oznacza to automatycznego pierwszeństwa każdej kobiety przed każdym mężczyzną czy odwrotnie. Punktem wyjścia pozostaje ocena kwalifikacji, a szczególna zasada pierwszeństwa znajduje zastosowanie dopiero przy ich równorzędności.

Co istotne, ustawowe wymogi dotyczące procesu doboru oraz związane z nimi roszczenia kandydatów nie znajdują zastosowania, jeżeli spółka zapewniła już wymaganą reprezentację płci w swoich organach. Nie zwalnia jej to jednak z pozostałych obowiązków wynikających z ustawy.

Kandydat może zażądać uzasadnienia wyboru

Nowe przepisy przyznają kandydatom prawo do uzyskania pisemnej lub elektronicznej informacji o kryteriach zastosowanych w procesie doboru, przeprowadzonej ocenie porównawczej i jej uzasadnieniu, w tym także wskazaniu przyczyn ew. odstąpienia od wyboru kandydata płci niedostatecznie reprezentowanej w organie.

Jeżeli spółka odstąpi od zasady pierwszeństwa kandydata należącego do płci niedostatecznie reprezentowanej, będzie musiała również wyjaśnić przyczyny tej decyzji.

W praktyce może to stanowić wyzwanie dla spółek, w których procesy nominacyjne miały dotychczas charakter mało sformalizowany, a uzasadnienia wyboru nie dokumentowano szczegółowo, a tym bardziej nie przedstawiano go osobom uczestniczącym w procesie.

Roszczenia kandydatów i ciężar dowodu

Naruszenie nowych zasad doboru może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej.

Kandydat, wobec którego naruszono ustawowe wymagania, może dochodzić odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, a przepisy nie przewidują górnej granicy.

Ustawodawca przewidział również szczególne rozwiązanie dotyczące ciężaru dowodu. Jeżeli kandydat należący do płci niedostatecznie reprezentowanej wykaże okoliczności pozwalające przyjąć, że miał kwalifikacje co najmniej równorzędne z osobą wybraną, to spółka będzie musiała udowodnić, że nie naruszyła przepisów.

Dlatego dokumentowanie kryteriów wyboru, porównania kandydatów i przyczyn podjętej decyzji powinno stać się stałym elementem procesu nominacyjnego.

Ministerstwo Sprawiedliwości, Ustawa Women on Boards weszła w życie

Co z powołaniami dokonywanymi przez akcjonariuszy?

Szczególnych trudności mogą dostarczać sytuacje, w których obsadzenie stanowiska następuje w ramach uprawnień osobistych akcjonariuszy albo innych szczególnych mechanizmów korporacyjnych.

Ustawa nie rozstrzyga wprost, jak spółka ma zapewnić zgodność procesu z ustawą, jeżeli nie ma pełnego i wyłącznego wpływu na wybór konkretnej osoby. Wymaga to indywidualnej analizy z uwzględnieniem statutu spółki i stosowanego mechanizmu powołania.

Jak przygotować spółkę do kolejnych powołań?

Na pewno warto przeanalizować obowiązujące regulacje wewnętrzne, ustalić odpowiedzialność za przygotowanie kryteriów doboru oraz określić sposób przeprowadzania i dokumentowania oceny kandydatów.

Szczególnej uwagi wymagają również procedury postępowania w przypadku równorzędnych kwalifikacji oraz zasady udzielania kandydatom informacji o przebiegu wyboru.

Jak nowe zasady działają w praktyce?

Przykład 1: rada nadzorcza szuka członka zarządu odpowiedzialnego za finanse. Przed rozpoczęciem procesu ustala kryteria, w tym dodatkowe- doświadczenie w przeprowadzeniu emisji akcji. Kandydatka i kandydat spełniają kryteria podstawowe, ale tylko kandydatka ma doświadczenie w emisji, więc ich kwalifikacje nie są równorzędne i zasada pierwszeństwa nie ma zastosowania. Gdy kandydat zażąda informacji o przebiegu wyboru, spółka może przekazać mu przyjęte kryteria, porównanie kandydatów i uzasadnienie decyzji.

Przykład 2: rada nadzorcza wybiera członka zarządu bez wcześniej spisanych kryteriów, a decyzję uzasadnia dopiero po fakcie doświadczeniem kandydata w ekspansji zagranicznej. Spółka dysponuje jedynie protokołem z głosowania. Jeżeli kandydatka należąca do płci niedostatecznie reprezentowanej wykaże, że ma porównywalne kwalifikacje, to spółka będzie musiała udowodnić, że nie naruszyła przepisów. Bez kryteriów i porównania kandydatów trudno będzie jej to zrobić, a także rzetelnie odpowiedzieć na żądanie informacji o przebiegu wyboru.

Nowe przepisy mogą istotnie zmienić praktykę obsadzania stanowisk w zarządach i radach nadzorczych spółek giełdowych. Samo osiągnięcie odpowiedniej reprezentacji płci nie wyczerpuje wszystkich obowiązków spółki, a tam, gdzie ustawowe procedury doboru mają zastosowanie, istotne będzie nie tylko to, kogo powołano, ale również w jaki sposób dokonano wyboru.

AUTOR WPISU