Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od 1 stycznia 2022 roku zaczął funkcjonować Krajowy System e-Faktur (KSeF) który jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Obligatoryjny termin wdrożenia systemu dla firm w Polsce został wyznaczony przez ustawodawcę na 1 lipca 2024 r.
Faktury ustrukturyzowane będą wyłączną formą prawną dokumentującą sprzedaż dokonywaną przez podatników VAT, z wyjątkiem tzw. faktur uproszczonych wystawianych przy użyciu kas rejestrujących online. Faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, czyli w momencie, w którym trafi do systemu niezależnie od późniejszego momentu jej przetworzenia. Zmianie ulegnie obieg faktur zakupowych, gdyż nabywcy będą pobierali faktury z centralnego systemu KSeF.
Andersen oferuje kompleksowe wsparcie przy wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur dla średnich i dużych przedsiębiorstw:
1. Wsparcie podatkowo-prawne
KSeF został uregulowany w przepisach o VAT, które nie zostały powiązane z regulacjami dotyczącymi prawa cywilnego i regulacjami dotyczącymi transakcji handlowych (np. data faktury, termin płatności w przepisach „antyzatorowych”).
W ramach oferowanego wsparcia przeprowadzamy analizę:
- funkcjonujących w przedsiębiorstwie procedur zakupowych i sprzedażowych,
- zapisów w kontraktach,
- postanowień w ogólnych warunkach zamówienia, w tym w zakresie terminów płatności, sposobu doręczenia faktur, korygowania faktur, udzielenia rabatów,
- procedur akceptacji faktur.
Analiza przeprowadzana jest pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami o VAT (w szczególności KSeF), jak również przepisami prawa cywilnego. Celem analizy jest ograniczenie ryzyka, w szczególności w zakresie skutków wynikających z działań nieuczciwych kontrahentów oraz tzw. regulacji „antyzatorowych”. Udzielamy również wsparcia we wdrożeniu zmian.
2. Wsparcie technologiczne
Dostarczamy dedykowane narzędzia informatyczne, które umożliwiają pełną integrację z systemami finansowo-księgowymi, bilingowymi oraz innymi źródłami transakcji bez konieczności adaptacji systemów ERP. Nasze rozwiązania są w pełni zautomatyzowane oraz umożliwiają wykrywanie m.in. błędnych faktur czy też pozwalają na weryfikację kontrahentów.
Głównym celem jest przygotowanie rozwiązania informatycznego do obsługi faktur:
Obsługa faktur sprzedażowych:
- automatyczne przygotowanie plików w formacie xml
- automatyczna wysyłka plików do KSeF
- monitorowanie statutów wysyłanych plików
Obsługa faktur zakupowych:
- automatyczne pobieranie z KSeF faktur zakupowych wraz numerem KSeF
- możliwość pobierania danych w wersji zwizualizowanej
- import danych do dedykowanego systemu zarządzającego obiegiem dokumentów
- nadawanie odpowiedniego obiegu dedykowanym dokumentom
Projekty realizujemy w oparciu o przyjętą metodologię w skład której wchodzą:
AUDYT:
- Audyt procesów biznesowych (fakturowanie, księgowanie, raportowanie danych) oraz dokumentacji (wpływ KSeF na ustalenia terminów płatności, uwarunkowania pracownicze)
- Rekomendacje i wsparcie merytoryczne dla zmian procesowych oraz w obszarze prawno-podatkowym
- Przygotowanie dokumentacji wewnętrznej (w tym pracowniczej pod kątem korzystania z KSeF i zabezpieczenia interesów pracodawcy / rejestry kosztów)
TECHNOLOGIA:
- Przegląd infrastruktury technicznej pod kątem dostosowania do wymagań KSeF
- Doradztwo w zakresie wdrożenia rozwiązań wewnętrznych
- Przygotowanie wersji „Proof of Concept”
- Dostarczenie i wdrożenie kompleksowego narzędzia do obsługi KSeF
MAINTENANCE:
- Utrzymanie i aktualizacja systemu
- Pomoc merytoryczno-techniczna
- Szkolenia dla nowych użytkowników